No sin mi financier@

Tres razones para incluir a tu financiero en el diseño de la estrategia de la empresa

Hasta que me inicié en el pensamiento estratégico académicamente solo había visto los planes estratégicos como una parte del trabajo de los equipos de marketing. En mi experiencia profesional únicamente se había utilizado la estrategia para diseñar el acceso al mercado de los productos y nunca para pensar en la globalidad del modelo de negocio de la compañía.

Debo decir que la empresa en cuestión casi desaparece cuando la tecnología digital llegó a uno de los mercados en que operaba, donde afortunadamente no era el líder, que sí desapareció.

Cuando empecé a trabajar proyectos de estrategia me fascinó cómo todos los elementos de la empresa deben ser combinados en un perfecto equilibrio y dirigidos conjuntamente en una determinada dirección si queremos conseguir el objetivo.

Las empresas que se enfocan totalmente al objetivo realizan cambios radicales y exitosos, las que solo lo hacen con parte de sus equipos, comercial, operaciones o técnico no lo consiguen y generan caos, desmotivación y conflictos.

He formado parte de un buen número de procesos estratégicos, casi siempre como consejera de estrategia, raramente como CFO porque normalmente se omite la presencia de los financieros en los equipos que lideran la estrategia y cuesta incluirlos. Y eso supone iniciar la carrera con un brazo en cabestrillo.

Veamos tres razones clave por las que siempre es recomendable incluir a nuestro financier@ en el equipo:

  1. Nos va a decir si el proyecto es viable, es decir si vamos a poder sobrevivir hasta que el retorno de la inversión sea suficiente.  Esto no suele ser agradable de escuchar, pero es altamente interesante oírlo cuando solo es un  número en un Excel y no una tensión de tesorería que nos obliga a cerrar la empresa o a abandonar el proyecto.
  2. Conseguirá la financiación que necesitamos en las condiciones óptimas, si sigue el proceso, si conoce los detalles y los límites podrá poner en funcionamiento las negociaciones necesarias con el tiempo suficiente para garantizar el mejor resultado. Si sólo recibe un encargo cerrado cuando todo está decidido es posible que tenga que obtener lo que en ese momento sea accesible.
  3.  Monitorizará el cumplimiento, creará los sistemas administrativos, de gestión y reporting convenientes para que sea posible conseguir el objetivo y mantener a la Dirección informada de la evolución de la forma más apropiada y efectiva. Si se encuentra los circuitos decididos o iniciados puede que reciba una situación caótica que genere costes adicionales de ejecución e información.

Porque las finanzas no son algo independiente de la estrategia o la gestión, no, las finanzas son las que posibilitan las operaciones asegurando los recursos necesarios y recogen de forma sistemática toda la actividad de la empresa para facilitar información a Dirección para la toma de decisiones acertadas.

Así que mejor contar con tu financier@  cuando planificamos asumir riesgos empresariales, el éxito será más probable, eso sí, nos dará guerra 🙂

 

Argelia García

Socia EFM

Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

2ª edición FINANZAS PARA CEO’s INQUIET@S

Nueva edición de nuestra  Open Working Session “Finanzas para  CEO’s inquiet@s” el 7 de abril para encontrar más fácilmente respuestas a las preguntas que suelen surgir en el camino del crecimiento empresarial.

La clave para encontrar las mejores soluciones empieza con un sólido conocimiento de los números de nuestro negocio.

Propuesta

¿Quieres ser un CEO que confíe en sus finanzas para tomar decisiones con seguridad?

Muchos profesionales se convierten en empresarios y conviven con una realidad financiera que
no les atrae, pero son conscientes de que es imprescindible conocer y dominar este área para
maximizar la rentabilidad de la empresa y tomar decisiones con seguridad.

En esta sesión reflexionaremos en torno a preguntas sobre toma de decisiones a partir de las que
hemos oído frecuentemente a empresarios:

– Veo una oportunidad, me encantaría llevarla a cabo ¿cómo lo decido?
– Mi equipo contable no acaba de funcionar cómo necesito ¿cómo se lo explico? ¿Cuáles
son los documentos contables y de gestión que me irían mejor?
– ¿Cómo valoro la inversión en un nuevo ERP?
– ¿Está mi administración preparada para la internacionalización?
– ¿Estamos consiguiendo los mejores precios en la negociación bancaria?
– ¿Qué novedades tecnológicas podrían mejorar mi gestión económica? ¿Cómo aplicarlas
en mi empresa?
– ¿Cuáles son mis clientes más rentables?
– ¿Cómo seguir el presupuesto de forma efectiva?

Te propondremos, en la sesión, una organización mensual práctica y una solución técnica a cada
pregunta para que conozcas los instrumentos de gestión económica que te ayudarán a tomar las
mejores decisiones.

CEO’s inquiet@s

Llamamos CEO’s inquiet@s a todos esos lideres que siempre están tras el siguiente proyecto, buscando soluciones para aquello que no acaba de funcionar, volcados en la visión de su empresa, persistentes, ilusionados y absolutamente resueltos a que su empresa sobreviva y crezca. Así son nuestros clientes, eso nos hace estar acostumbrados a contestar preguntas y buscar las soluciones que mejor enfoquen el proyecto hacia el objetivo.

Formato Open Working Session

¿Qué es una Open Working Session? Queremos que trabajes con nosotros compartiendo el
proceso de generación de información de forma extraordinariamente práctica. Al salir de la
sesión sabrás qué información clara necesitas para tomar tu decisión.

Por esto recomendamos que asistas a la sesión con tu ordenador portátil y con
ejemplos reales que te susciten dudas. Si por algún motivo no te es posible, también
podrás participar activamente en las sesiones.

Estructura de la sesión

1. Introducción
2. Presentación asistentes y objetivos de la sesión
3. Claves para disponer siempre de información relevante para la toma de decisiones.
4. ¿Dónde estamos?
– ¿Ganamos dinero?
– ¿Tenemos dinero?
– ¿Cómo y dónde ganamos dinero? ¿Con qué productos y clientes?
5. ¿Dónde vamos?
– ¿Tenemos una estrategia? ¿Cómo la construimos?
– ¿Cómo la convertimos la implementamos en el día a día?
– Tengo un proyecto ¿será rentable?
6. ¿Tenemos recursos?
– Negociación bancaria
– Rating
– Busco un inversor
– Estoy harto de los bancos, quiero otras soluciones. FinTech.
– ¿Mi administración puede mejorar?
– Mi organización tiene problemas para crecer

Recomendaciones para aprovechar al máximo las sesiones de trabajo

Piensa en cuestiones que te gustaría aclarar en las sesiones de trabajo y envíalas con antelación a info@efinancialm.com para ser incluidas en las explicaciones, sin perjuicio de la posibilidad de preguntar durante las sesiones, por supuesto.

La sesión será liderada por Argelia García,
Número de asistentes limitado para asegurar la dedicación personalizada y profudizar en las soluciones.

Los asistentes recibirán un ejemplar del libro “Tres preguntas para una gestión económica inteligente” de Ed. Libros de Cabecera.

Lugar de realización

Esadecreapolis. Avda Torreblanca, 57 – 08172 Sant Cugat del Vallés

Inscripción

Precio de la sesión: 92€

Residentes Esadecreapolis, clientes y miembros Sant Cugat empresarial: 82 €, solicita tu código promocional a info@efinancialm.com.

Te puedes inscribir aquí

Opiniones de asistentes

“Un curso revelador, la facilidad con que los ponentes combinan conocimientos teóricos esenciales con experiencias reales y sus modelos propios de trabajo, lo convierte en un curso imprescindible para quién busque la capacidad de análisis financiero veloz y efectivo para su empresa”  Alexandra Masó, Estratega de Mercado

“Que fácil es la gestión económica cuando está bien explicada, el curso es eminentemente práctico y vale la pena aplicar lo aprendido enseguida porque los frutos se obtienen rápidamente”  Montse Ybarra, Bisstructures.

El equipo de comunicación de  EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Ageing list

Cobrar bien de los clientes es la mejor financiación que existe, es también una medida de la calidad de la venta que se realiza, porque el buen fin del cobro empieza con un correcto proceso de venta.

Por eso el seguimiento de la calidad del cobro es una información relevante que es recomendable incluir entre los documentos de cierre mensual.

Para que la dirección tenga una información clara y concreta de la gestión de cobro de clientes el mejor instrumento es el listado de antigüedad de saldos de clientes, conocido por su nombre inglés, ageing list.

Es un documento que incorpora el detalle del saldo de clientes, clasificado entre:

 

  1. Saldos no vencidos, aquellos que todavía no son exigibles, pero que ya se han facturado.
  2. Saldos vencidos, lo que han llegado a su vencimiento y todavía no han sido cobrados.

Los saldos vencidos se clasifican por su antigüedad, normalmente en tramos de 30, 60, 90 y más de 180 días.

El documento tendría un aspecto como el de la imagen.

 

Podemos observar información detallada por cliente y preguntar por la composición y detalle de los saldos de clientes según su antigüedad, detectar temas pendientes de solucionar como abonos o devoluciones.

Lo más importante es que el análisis de la información del ageing nos va a llevar a adoptar medidas de recobro, ya sean correos electrónicos que no acaban de enviarse, llamadas telefónicas, acuerdos de recobro, activación del seguro de crédito, acciones legales en algunos casos, sin olvidarnos de la importancia que pueden tener las disconformidades de clientes que se acaban manifestando en falta de pago.

En cualquier caso supone que la  Dirección sigue de forma periódica la evolución de su principal activo, los clientes.

Un buen ageing pone en valor las tareas del equipo en las funciones de venta, operaciones, administración y gestión de cobro. Su buena gestión se apreciará en una visualización muy breve de un ageing sin apenas saldos de antigüedad relevante. Solo nos llevará 30 segundos mostrarlo y todo el equipo sabrá lo mucho que valoramos el cobro.

 

Argelia García

Socia EFM

Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

Finanzas para CEO´s inquiet@s

Nuestra próxima Open Working Session quiere ayudar a los CEO’s a encontrar más fácilmente respuestas a las preguntas que suelen surgir en el camino del crecimiento empresarial.

El camino para encontrar las mejores soluciones empieza con un sólido conocimiento de los números de nuestro negocio.

Por esto te hacemos una propuesta de reflexión el próximo 3 de marzo a las 9:30.

 

 

Propuesta

¿Quieres ser un CEO que confíe en sus finanzas para tomar decisiones con seguridad?

Muchos profesionales se convierten en empresarios y conviven con una realidad financiera que
no les atrae, pero son conscientes de que es imprescindible conocer y dominar este área para
maximizar la rentabilidad de la empresa y tomar decisiones con seguridad.

En esta sesión reflexionaremos en torno a preguntas sobre toma de decisiones a partir de las que
hemos oído frecuentemente a empresarios:

– Veo una oportunidad, me encantaría llevarla a cabo ¿cómo lo decido?
– Mi equipo contable no acaba de funcionar cómo necesito ¿cómo se lo explico? ¿Cuáles
son los documentos contables y de gestión que me irían mejor?
– ¿Cómo valoro la inversión en un nuevo ERP?
– ¿Está mi administración preparada para la internacionalización?
– ¿Estamos consiguiendo los mejores precios en la negociación bancaria?
– ¿Qué novedades tecnológicas podrían mejorar mi gestión económica? ¿Cómo aplicarlas
en mi empresa?
– ¿Cuáles son mis clientes más rentables?
– ¿Cómo seguir el presupuesto de forma efectiva?

Te propondremos, en la sesión, una organización mensual práctica y una solución técnica a cada
pregunta para que conozcas los instrumentos de gestión económica que te ayudarán a tomar las
mejores decisiones.

CEO’s inquiet@s

Llamamos CEO’s inquiet@s a todos esos lideres que siempre están tras el siguiente proyecto, buscando soluciones para aquello que no acaba de funcionar, volcados en la visión de su empresa, persistentes, ilusionados y absolutamente resueltos a que su empresa sobreviva y crezca. Así son nuestros clientes, eso nos hace estar acostumbrados a contestar preguntas y buscar las soluciones que mejor enfoquen el proyecto hacia el objetivo.

Formato Open Working Session

¿Qué es una Open Working Session? Queremos que trabajes con nosotros compartiendo el
proceso de generación de información de forma extraordinariamente práctica. Al salir de la
sesión sabrás qué información clara necesitas para tomar tu decisión.

Por esto recomendamos que asistas a la sesión con tu ordenador portátil y con
ejemplos reales que te susciten dudas. Si por algún motivo no te es posible, también
podrás participar activamente en las sesiones.

Estructura de la sesión

1. Introducción
2. Presentación asistentes y objetivos de la sesión
3. Claves para disponer siempre de información relevante para la toma de decisiones.
4. ¿Dónde estamos?
– ¿Ganamos dinero?
– ¿Tenemos dinero?
– ¿Cómo y dónde ganamos dinero? ¿Con qué productos y clientes?
5. ¿Dónde vamos?
– ¿Tenemos una estrategia? ¿Cómo la construimos?
– ¿Cómo la convertimos la implementamos en el día a día?
– Tengo un proyecto ¿será rentable?
6. ¿Tenemos recursos?
– Negociación bancaria
– Rating
– Busco un inversor
– Estoy harto de los bancos, quiero otras soluciones. FinTech.
– ¿Mi administración puede mejorar?
– Mi organización tiene problemas para crecer

Recomendaciones para aprovechar al máximo las sesiones de trabajo

Piensa en cuestiones que te gustaría aclarar en las sesiones de trabajo y envíalas con antelación a info@efinancialm.com para ser incluidas en las explicaciones, sin perjuicio de la posibilidad de preguntar durante las sesiones, por supuesto.

La sesión será liderada por Argelia García,
Número de asistentes limitado para asegurar la dedicación personalizada y profudizar en las soluciones.

Los asistentes recibirán un ejemplar del libro “Tres preguntas para una gestión económica inteligente” de Ed. Libros de Cabecera.

Lugar de realización

SALA Bs4 Esadecreapolis. Avda Torreblanca, 57 – 08172 Sant Cugat del Vallés

Precio de la sesión: 92€

Residentes Esadecreapolis, clientes y miembros Sant Cugat empresarial: 82 €, solicita tu código promocional a info@efinancialm.com.

Te puedes inscribir aquí

Opiniones de asistentes

“Un curso revelador, la facilidad con que los ponentes combinan conocimientos teóricos esenciales con experiencias reales y sus modelos propios de trabajo, lo convierte en un curso imprescindible para quién busque la capacidad de análisis financiero veloz y efectivo para su empresa”  Alexandra Masó, Estratega de Mercado

“Que fácil es la gestión económica cuando está bien explicada, el curso es eminentemente práctico y vale la pena aplicar lo aprendido enseguida porque los frutos se obtienen rápidamente”  Montse Ybarra, Bisstructures.

 

 

 

El equipo de comunicación de  EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

4 ventajas de empezar el año con presupuesto

presupuesto

 

En estos días navideños en muchas pequeñas y medianas empresas se ultima el presupuesto. Se acaban de afinar criterios y cantidades, de cerrar las últimas negociaciones y pulir las acciones del año. Aunque nos gustaría hacer un montón de cosas, calcular el presupuesto nos ayuda a priorizar y tocar con los pies en el suelo.

Las grandes empresas ya cerraron sus presupuestos hace semanas e incluso meses si son multinacionales y pasan un proceso de aprobación largo.

Pero todavía son muchos los que preguntan, pero ¿ por qué tanto interés en preparar un presupuesto?

¿Por qué es una ventaja elaborar un presupuesto detallado para el próximo año?

        1. Conseguimos mejores resultados, sabemos dónde queremos llegar y vigilamos cada etapa

Si dedicamos un tiempo a pensar dónde queremos ir, detallamos el camino que hay que seguir, a quién le vamos a vender, qué productos o servicios, cómo vamos a llegar hasta el cliente potencial, con qué equipo vamos a contar, lo cuantificamos y lo ponemos en una hoja de cálculo podremos ver si estamos acertados solo con obtener una cuenta de resultados previsional del próximo año.

Si hay pérdidas sabemos que podemos estudiar con calma la forma de evitarlas y si tenemos un resultado positivo pasamos a implementar las acciones previstas.

Después solo tenemos que mensualizar el plan y comparar cada mes con la realidad para saber si estamos consiguiendo  nuestras metas o vamos desviados. Fácilmente podremos reconducir la situación y redirigir la gestión hacia el objetivo.

Disponer de presupuesto es esencial también si queremos calcular una previsión de tesorería fiable que nos dé tranquilidad financiera.

       2.Mejoramos la comunicación del equipo: acordamos dónde vamos y con qué medios contamos

El equipo que trabaja con presupuesto sabe qué ventas se esperan,  que gastos están autorizados y que inversiones son posibles. No hay malentendidos, ni sorpresas, se simplifica y concreta la gestión.

Además, así es más fácil establecer un sistema de retribuciones variables basado en objetivos consensuados y conocidos.

       3. Ganamos tiempo de gestión al separar la planificación de la ejecución

Es mucho más fácil pensar cuando no hay que resolver ningún problema urgente. Es posible valorar soluciones, buscar opciones y dedicar el tiempo necesario. Si las decisiones se toman cuando la urgencia aparece es muy posible que la solución no sea convenientemente evaluada, ni sea la más eficiente, simplemente la única viable en ese momento, desaparece toda estrategia. Y las urgencias suelen ser caras.

       4. Disminuimos los conflictos porque las decisiones se toman en un momento inicial y raramente en el momento de tensión

Este es un efecto poco conocido de la gestión presupuestaria. Reducimos el número de peticiones y autorizaciones, lo que vamos a hacer es lo que está previsto en presupuesto, solo excepcionalmente habrá que llevar a cabo tareas al margen de lo previsto. Y eso supone tiempo para la Dirección.

 

Por eso voy a volver a mi presupuesto, visualizar el resultado del año, priorizar acciones y celebrar el nuevo año relajadamente.

¡Feliz Año Nuevo!

 

 

Argelia García

Socia EFM

Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

#EFM10 – 10 años de Dirección Financiera Externa

Eimg_2334FM ha cumplido 10 años en noviembre y lo hemos celebrado con clientes, colaboradores y amigos.

Todos sabemos que estos últimos 10 años no han sido fáciles para nadie, hemos vivido una durísima  crisis económica. Hemos creído que era importante detenernos un momento y compartir nuestra alegría por este aniversario y lo que significa.

Llegamos en un momento en que no se conocía la dirección financiera externa, teníamos que explicarlo siempre en detalle, y ahora es conocida por la gran mayoría de empresas.

Crecer en un entorno adverso nos ha obligado a hacerlo personal y profesionalmente, a desarrollar habilidades y recursos que desconocíamos.

Lo mejor han sido los compañeros de viaje, los colaboradores que han hecho posible esta realidad y los clientes que nos han abierto las puertas  de sus empresas y nos han dejado ayudarles a crecer y a hacer realidad su visión. Algunos de ellos nos han regalado este vídeo dónde explican lo que una gestión económica inteligente les ha aportado.

Estamos felices por estos 10 años y orgullosos de la gente maravillosa con la que los hemos compartido.

Gracias a todos los que lo han hecho posible.

Hoy empieza la aventura de los próximos años.

 

Miquel Carrió y Argelia García,

Socios de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

La revolución de la financiación, el universo #FinTech

FintechEl mundo financiero en su más amplio sentido vive una revolución que ha dejado de ser silenciosa y cada día está más presente en nuestra vida diaria.

FinTech es el nombre que recibe la aplicación de la tecnología al mundo financiero (Financial Technology). Se trata de una industria emergente que utiliza las facilidades que ofrece la tecnología para hacer que los servicios financieros sean más eficientes. Está formada generalmente por start ups que trabajan para eliminar los intermediarios del sistema financiero y suponen un reto para las corporaciones tradicionales, principalmente las entidades bancarias.

Como suele ocurrir, las nuevas soluciones aparecen en el mercado antes de que exista un marco legal y las FinTech ofrecen soluciones que lentamente van obteniendo viabilidad legal, la más reciente la aprobación de la directiva comunitaria de servicios de pago (PSD2) que permitirá realizar pagos entre empresas y particulares sin la intervención necesaria de una entidad bancaria. La directiva se aprobó el pasado 13 de enero y tiene dos años para implantarse. Eso supondrá que no será necesario tener una cuenta bancaria para domiciliar recibos en un banco o prescindir de las entidades para realizar pagos con tarjeta.

En el mundo FinTech se conoce a Pay Pal como “el abuelo”, es una fórmula de pago no bancaria pionera que se ha convertido en un clásico, sobretodo en el comercio internacional. Android Pay, Google Wallet, Apple Pay, Samsung Pay son soluciones de inminente aplicación en nuestro país y que van a cambiar nuestros hábitos como consumidores en meses. Pagaremos de forma habitual y general nuestras compras desde el móvil y olvidaremos las tarjetas.

Las soluciones de financiación son cada vez más utilizadas por su accesibilidad y una cierta preferencia por las opciones alternativas. Plataformas como Verkami han popularizado el crowdfunding de recompensa, o micromecenazgo, facilitando la realización de proyectos sobre todo culturales y artísticos.

A nivel empresarial, la financiación colectiva con participación en el capital social, conocida como equity crowdfunding, se ha convertido en un instrumento utilizado por start ups y pequeñas empresas para dar un impulso a sus necesidades de financiación. Existen ya más de 100 plataformas de crowdfunding en España, encabezadas por Bestaker, Socios Inversores, Creo en tu Proyecto, Crowdcube y The Crowd Angel.

Encontramos también soluciones de préstamo (crowdlending),  factoring o anticipos de facturas con plataformas como Funding Cercle, Arboribus, LoanBook, Novicap o Finanzarel entre otras, que ofrecen financiación que no forma parte de la CIRBE con similares requisitos y condiciones que las entidades bancarias.

Un caso extremadamente exitoso lo encontramos en la gestión del cambio de divisa dónde la eliminación de intermediarios supone una reducción de costes en torno al 50% por operación. La catalana Kantox lidera este ámbito con una relevante expansión internacional.

Una parte importante de lo que está por venir lo hará de la mano de Blockchain, el lenguaje que permite realizar transacciones seguras sin intermediarios. Su manifestación más conocida ha sido Bitcoin, la moneda virtual no bancaria, pero solo es un pequeño ejemplo de lo que puede hacer, se prevé que el impacto en el área legal será de gran magnitud.

Mientras las entidades bancarias han despertado y empiezan a ofrecer soluciones tecnológicas para pagar, financiarnos y realizar transacciones en general. ¿Han visto la publicidad más reciente de los bancos? Empiezan a hablar de todo lo que podemos hacer con el móvil, ¿les suena?

No se pierdan FinTech, dentro de unos años las áreas financieras de las empresas serán irreconocibles.

 

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Artículo publicado en el Diario Segre el 9 de octubre de 2016, con la colaboración de Ingenio Leadership School,  encontrarás el texto original aquí

Tres preguntas para una gestión económica inteligente

tres-preguntas-para-una-gestion-economica-inteligente_spineEl libro escrito por Argelia García, recopila sus experiencias y reflexiones después de 25 años de ayudar a las empresas y a sus lideres a tomar mejores decisiones. Pone de relieve la importancia de una gestión  basada en un profundo conocimiento de la organización a través de una información fiable, completa y a tiempo.

Disponemos de una gestión económica inteligente cuando la organización siempre está en condiciones de contestar tres preguntas:

– ¿Dónde estamos?

– ¿Dónde vamos?

– ¿Tenemos  recursos para llegar?

Se dirige tanto a los que lideran las empresas, cómo a los equipos financieros que se enfrentan al reto de comunicar la relevancia de una buena gestión económica y financera integrada en la toma de decisiones.

En un lenguaje accesible, el texto desarrolla de forma práctica los conceptos de contabilidad para la gestión, tesorería, costes, viabilidad, financiación y presupuesto, dando también relevancia a la estrategia, valores, procesos,  y sobretodo a la importancia de garantizar la supervivencia y gestionar el  crecimiento empresarial.

El libro se presenta en Barcelona  el próximo  jueves 29 de septiembre en la Llibreria Alibri. Nos encantaría contar con tu asistencia y compartir reflexiones y una copa de cava al final del evento.

Se trata de un acto abierto, pero agradecemos el registro para que pueda organizarse el espacio de la mejor manera. Inscripción aquí

¡Te esperamos!

 

El equipo de comunicación de EFM

 

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

PD: El libro estará disponible a partir del 12 de septiembre en papel y en ebook, en librerías y en plataformas como Amazon y Apple store. También se puede adquirir en la página web de la editorial.

 

Cambiar el soft y no morir en el intento

Planificación  implantación informática

Conozco una empresa a la que hace unos cuantos años se le incendió la nave, tuvo la suerte de que le dio tiempo a sacar el servidor  de las instalaciones. Al día siguiente, sin oficinas, ni almacén, ni mercancías, desde una casa particular  seguían trabajando. Contaban con la base de datos de clientes y proveedores, con toda la información necesaria para vender, facturar, cobrar, preparar y comprar.

En la mayoría de las empresas, grandes y pequeñas, el  software  es una parte importante del negocio, tiene el conocimiento clave de ventas, compras,  la información económica y legal. Si el software es un programa de gestión integral de negocio, un ERP, (sistema de Planificación de Recursos Empresariales, en inglés Enterprise Resource Planning),  además se convierte en parte del aparato circulatorio de la organización, ya que en él se apoya la operativa diaria de la empresa, impulsando los procesos clave de gestión.

Cambiar de software, migrar a una versión superior o implantar un nuevo programa es quizá uno de los momentos más  importantes a los que se enfrenta una empresa. Gestionar bien el proceso  puede tener un impacto relevante en la organización, si todo el equipo está concentrado en los cambios internos, si no se puede atender a los clientes en algún momento, los sistemas de cobros dejan de funcionar o la información de clientes no puede ser consultada, hay que hacer horas adicionales para presentar los impuestos o cumplir una obligación legal, o cualquier otra incidencia en procesos claves, seguro que las ventas se ven afectadas, los gastos se incrementan y  disminuye el flujo de caja. Sin olvidarnos del coste oculto que supone la desmotivación de las personas implicadas.

Pero todo esos efectos pueden controlarse si la dirección gestiona el cambio como un proyecto clave y se siguen algunos sencillos pasos que aligeren la tensión del momento.

  1. ¿Qué vamos a cambiar?

Es importante hacer un análisis funcional previo, conocer las necesidades de la organización, aquellos puntos que quiere mejorar y ver si va a ser posible solucionarlo con el cambio o no, y cómo.

  1. ¿Cuáles son los procesos clave que tienen que funcionar sin interrupciones?

Normalmente será vender, facturar, cobrar, efectuar pagos clave y cumplir obligaciones legales, pero cada empresa tiene que determinarlo, puede haber procesos productivos afectados que deben asegurarse: cadenas de frio programadas, asignación de rutas, atención de averías y muchos otros. Para ello es importante organizar un pequeño equipo transversal que cuente con el área comercial, de operaciones y financiera.

  1. Preparar la lista de tareas

Cuando sabemos qué vamos a hacer y cuáles son los procesos clave que deben funcionar en todo momento, podemos elaborar la planificación detallada de las acciones de cambio, asignarla a diferentes personas del equipo y secuenciarlas en el tiempo, ya que será normal que unas dependan de otras.

Entre las tareas hay que prever tiempo de pruebas en el entorno adecuado, preparación y revisión de ficheros maestros de clientes, proveedores y artículos, verificación del funcionamiento de los procesos de facturación y cobro, presentación de impuestos, etc.. Será importante también analizar cómo vamos a traspasar los datos en caso de migración, podrá ser de forma histórica incluyendo la historia de movimientos de almacén, el CRM (Customer relationship management) completo o las partidas abiertas de contabilidad. Cada uno de esos puntos tendrá que ser analizado y valorado para incluir las tareas apropiadas en nuestra lista de planificación.

  1. Fijar el calendario del proyecto

Es el momento de establecer el  calendario ajustado que sitúe las tareas de forma sucesiva y que considere  las circunstancias clave como temporada alta de venta, periodos de vacaciones, épocas de presentación de impuestos, etc… La idea es buscar el momento óptimo, aquel en que la organización sufra menos interferencias y pueda focalizarse en este proyecto.

  1. Formación

El mejor sistema del mundo no funcionará si las personas no saben cómo hacerlo. Prever un tiempo de formación inicial previo al arranque de operaciones es muy importante para que los usuarios sepan que van a encontrarse y sean capaces de resolver rápidamente las incidencias que se presentarán.

  1. Arranque

El punto más importante es el momento exacto de inicio de operaciones en el nuevo sistema. Es clave asegurar las cargas iniciales, verificar su integridad para tener evidencia de que todo lo que queríamos incluir en el nuevo sistema ha llegado correctamente, es un momento crítico que si no se aprovecha, después suele dar muchos problemas de reconstrucción.

Al momento inicial suelen seguir unos días llenos de novedades en los que va bien prever un soporte ágil para solucionar incidencias. Es muy recomendable intentar aflorar aquellos puntos que no funcionen correctamente cuanto antes para solucionarlos y evitar que se cronifiquen.

 

La situación ideal es disponer de un responsable del proyecto, interno o externo,  que gestione la planificación, recoja las incidencias, y coordine el trabajo del equipo interno con el equipo informático.

Si se planifica, si se trabaja en equipo con una cierta organización, el proceso de implantar un nuevo soft puede ser ilusionante y positivo, generar además de los resultados deseados nuevas relaciones transversales en el equipo de la empresa y una profunda satisfacción que compense el esfuerzo inevitable que el cambio siempre supone.

 

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Implantar la estrategia

Implantar la estrategiaImplantar la estrategia en tu empresa puede ser fácil

Este domingo el Diario Segre publicó un artículo de Argelia García en colaboración con Ingenio Leadership School sobre la implantación de la estrategia en las empresas, especialmente las pequeñas y medianas.

La pregunta clave sería ¿Y si integramos el seguimiento de la estrategia en las tareas diarias?.

Según Kaplan y Norton (2009), los creadores del Cuadro de Mando Integral, el 90% de las empresas no implementan su estrategia y el 95% de los trabajadores no entienden la estrategia.

Suele ocurrir que la estrategia se trata como algo que está fuera del día a día. Algo más que hay que hacer en el complicado día de la Pyme. En ocasiones vemos empresas con descripción de tareas habituales protocolizadas, presupuesto formalizado y adicionalmente un proceso estratégico con objetivos concretos no incluidos entre las tareas, ni recursos en presupuesto.

¿Y si integramos el seguimiento de la estrategia en las tareas diarias? Cuando pensamos en clave estratégica es importante considerar todas las opciones, plantear diversos escenarios y está permitido divagar. Pero solo en las primeras fases del proceso. Después hay que concretar un máximo de tres objetivos. LEER MÁS

 

 

 

 

El equipo de comunicación de EFM

 

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Go to top