Implantar Forecast para asegurar los beneficios

A principios de 2014, nos contactó uno de nuestros clientes para comentarnos que necesitaría reforzar la sistemática de control del resultado. La empresa disponía de cierre mensual comparado con presupuesto y análisis de desviaciones, pero le era complicado  llegar al objetivo de presupuesto anual.

Le proponemos incluir en el cierre mensual la previsión de resultado anual de forma permanente, lo que conocemos como Forecast.

La técnica del Forecast lo que hace es una estimación del resultado del ejercicio en función de la realidad contable hasta la fecha del último cierre, el presupuesto para los meses que quedan hasta final de ejercicio, más los ajustes procedentes de nuevas informaciones no existentes en el momento de la aprobación del presupuesto.

Muchas organizaciones realizan cálculos sobre cómo puede acabar el año, pero pocas incorporan el Forecast en su cierre mensual de forma práctica, como una columna más de la información de cierre, junto al resultado del mes, el acumulado, el presupuesto y las desviaciones.

Aunque es posible en algunos sistemas introducir el cálculo del Forecast en el ERP de la empresa, la consideración de los ajustes mensuales que se puedan hacer nos lleva en la práctica a utilizar las facilidades de Excel, a partir por supuesto de las descargas de los ficheros de presupuesto y contabilidad real que se incorporan automáticamente al informe, dónde solo se añaden los ajustes que puedan aparecer y que normalmente no presentan una complejidad técnica de carga.

De esta forma la elaboración mensual del Forecast queda prácticamente automatizada y permite en cada cierre analizar las tendencias que conducen al resultado de final de ejercicio.

La previsión puede ser muy diferente del resultado acumulado real. Al cierre de agosto la empresa presentaba amplios beneficios, pero el Forecast anunciaba que de continuar la tendencia actual, el resultado final sería de pérdida, muy lejos del presupuesto. En ese momento el Forecast ya llevaba implantado unos meses y la Dirección Financiera interna de la compañía dominaba completamente el instrumento, por lo que pudo alertar a la Dirección del riesgo existente y comunicarlo de forma gráfica y contundente al Comité de Dirección.

El gráfico muestra la evolución del resultado a cierre de ejercicio según la estimación realizada en los diferentes meses. La linea roja señala el resultado objetivo. En agosto la previsión de cierre era de pérdida importante.

Evolución Forecast

La información al Comité incluía un análisis de las partidas que componían la diferencia entre resultado esperado y previsible, detalle que permite la metodología utilizada de forma inmediata. De esta forma, se propusieron y aprobaron una serie de acciones en las áreas de ventas, evolución de stock de materias primas y producto acabado que una vez ejecutadas permitieron revertir la tendencia que marcaba el Forecast de agosto y finalmente cerrar el ejercicio muy cerca del objetivo de presupuesto.

El beneficio marginal, realmente importante a nivel de organización de la empresa, es que el Comité de Dirección entendió de forma muy práctica para qué servían todos aquellos números que se analizaban cada mes y especialmente su trabajo de preparación del presupuesto, lo que ha generado una fluidez mayor en las tareas de elaboración.

Queremos agradecer a Witte & Solá su autorización para la publicación de este caso  y especialmente la colaboración de su Director General, Javier Solá, siempre dispuesto a escuchar nuevas recomendaciones, y como pieza fundamental la implicación y aportaciones del Responsable de Finanzas, Albert Maymó, que ha sabido hacer suyo el instrumento y comunicar su valor como pieza clave para el crecimiento del negocio.

 

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

FORECAST: SIEMPRE UN PASO POR DELANTE

Forecast

El Forecast o previsión de cierre es uno de los instrumentos más útiles para mantenernos despiertos.

Una vez acostumbrados a trabajar con cierre mensual y presupuesto, analizando las desviaciones, la siguiente pregunta que se nos plantea es ¿y si seguimos como hasta ahora cómo vamos a cerrar el año?

La preocupación por el cierre del año es inevitable, ya que el final del ejercicio es como el fin del partido, el momento en que se recuentan los goles y ya no se puede cambiar nada.

Toda la información financiera de las empresas gira en torno a su ejercicio económico y es extremadamente importante para informar a accionistas, terceros en general, y sobretodo para obtener financiación, por eso estimar como van a ir las cosas al cierre, mientras el periodo está abierto nos va a permitir corregir aquellos aspectos que no resulten del todo satisfactorios.

Aunque trabajar con un Forecast a la vista es útil, prácticamente desde marzo (para las empresas que cierran en diciembre), septiembre y octubre son los meses dónde el Forecast toma protagonismo en las empresas, la dirección financiera, ya sea interna o externa, suele presentar las previsiones de cierre como el mejor instrumento de control de gestión.

La elaboración no es complicada si la organización cuenta con un cierre contable mensual y un presupuesto anual debidamente mensualizado. La base del Forecast es partir de la realidad de los meses cerrados y añadir el presupuesto de los meses que quedan.

 

La mejor previsiónTenemos así un primer Forecast al que llamamos matemático. A partir de esos números habrá que añadir información sobre nuevos hechos que hemos conocido durante el año, configurando de esta forma  los ajustes a la previsión matemática para obtener el Forecast definitivo.

Es muy frecuente que el Forecast preparado en septiembre – octubre nos sorprenda negativamente, puede que no guste a nadie, pero es una excelente manera para que toda la organización se ponga en marcha y trabaje para conseguir los objetivos del año.

Si en los primeros meses del ejercicio el presupuesto es el protagonista de los análisis mensuales, en el segundo semestre la previsión del cierre, el Forecast, marca los objetivos numéricos de la empresa. El Forecast es también la respuesta a años en que el mundo se mueve continuamente bajo nuestros pies y las estimaciones de presupuesto quedan rápidamente obsoletas.

Para aquellas compañías familiarizadas con presupuestos y forecast, una herramienta de control de gestión muy  útil radica en la implementación del Rolling Forecast, un sistema de estimación permanente a 12 meses que más allá del cierre del ejercicio, nos ayuda mantener el control sobre la actividad con suficiente perspectiva temporal.

¿Ya sabes cómo se presenta este cierre de ejercicio para tu empresa?

Argelia Garcia

Socia External Financial Management

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Preparando el presupuesto del próximo año

Open Working Session para CEO’s inquiet@s

Fecha: 24 de noviembre de 2017

Horario de 9:30h a 14:00h

Inscripciones y más info aquí

Propuesta

Pon en marcha tu presupuesto para el próximo año con nosotros

Todos hemos notado la ola de crecimiento, pero también somos conscientes de su fragilidad, si queremos subirnos a ella es imprescindible prepararnos, visualizar las acciones, evaluar su coste y comunicarlo al equipo para poder dedicar el nuevo año a una ejecución efectiva.

Eso no se hace por casualidad, pero tampoco es muy complicado, necesita ganas y un poco de preparación. Por eso hemos diseñado este curso muy práctico, para que salgas con el presupuesto hecho.

Hay algunas preguntas que podemos hacernos: ¿utilizas el presupuesto? ¿Le sacas todo el provecho? ¿Te ayuda a comunicar los objetivos del año y alinear los esfuerzos? ¿El equipo lo utiliza con alegría? ¿Te resulta útil?

Si todavía te quedan síes por contestar,  vale la pena que te unas a nosotros para progresar en la dinamización del presupuesto,  aprovechando sus características como elemento clave para conseguir objetivos, y su valor de herramienta de comunicación interna y disminución de conflictos.

Estructura de la sesión

  • Objetivos del trabajo a realizar y fijación del procedimiento de gestión presupuestaria
  • Definición del marco presupuestario
  • Preparación del presupuesto: homogeneización de datos, conocimiento de las relaciones contables reales, preparación de la previsión de cierre (Forecast) y del resto de información necesaria para preparar el presupuesto.
  • Preparación efectiva de la información a utilizar. Los asistentes pueden traer su propia información contable (balance de sumas y saldos detallado por cuenta al último cierre contable), sino la organización les facilitará la información base.
  • Comentarios sobre diferentes partidas presupuestarias: ventas, coste de venta, gastos  de marketing y publicidad. Trabajo individual o en grupos: obtención de un primer presupuesto por cuenta
  • Preparación de la cuenta de Pérdidas y Ganancias Previsional para el próximo año
  • Resolución de cuestiones e incidencias resultado de la revisión de cada presupuesto por los participantes y sus equipos.
  • Utilidad clave del presupuesto: el análisis de desviaciones. Cómo asegurarnos de que el presupuesto es analizado cada mes para dotarlo de su máxima eficacia.

 

Opiniones de asistentes a otras OWS

“Un curso revelador, la facilidad con que los ponentes combinan conocimientos teóricos esenciales con experiencias reales y sus modelos propios de trabajo, lo convierte en un curso imprescindible para quién busque la capacidad de análisis financiero veloz y efectivo para su empresa”  Alexandra Masó, Estratega de Mercado

“Que fácil es la gestión económica cuando está bien explicada, el curso es eminentemente práctico y vale la pena aplicar lo aprendido enseguida porque los frutos se obtienen rápidamente”  Montse Ybarra, Bisstructures.

“¡Sesión y ponente muy interesante!” Pep Soler, CEO Urban Chefs.

Aquí podrás ver imágenes de alguna de nuestras OWS.

 

Formato

¿Qué es una Open Working Session? Te proponemos que trabajes con nosotros compartiendo el proceso de generación de información sobre la visualización de las decisiones que habrá que tomar el próximo año  de forma extraordinariamente práctica. Por eso nos reunimos un pequeño grupo entorno a una mesa de trabajo, para tener ocasión de personalizar, intervenir y seguir la reflexión de forma activa y efectiva.

Podrás  salir con una guía para visualizar cómo será el próximo ejercicio para tu empresa que te ayudará a tomar decisiones y acertar.

Recomendaciones para aprovechar al máximo las sesiones de trabajo

Puede ser práctico que  asistas a la sesión con tu ordenador portátil y con ejemplos reales que te susciten dudas.  

Piensa en cuestiones que te gustaría aclarar en la sesión de trabajo y  envíalas con antelación a info@efinancialm.com para ser incluidas en las explicaciones, sin perjuicio de la posibilidad de preguntar durante la sesión, por supuesto.

Profesorado

Argelia Garcia,

Número de asistentes limitado para asegurar la dedicación personalizada.

Para profundizar en las soluciones, los asistentes recibirán un ejemplar del libro “Tres preguntas para una gestión económica inteligente” de Ed. Libros de Cabecera.

Lugar de realización: Esadecreapolis. Avda Torreblanca, 57 · 08172 Sant Cugat del Vallés

Precio de la sesión: 92€. 

Inscripciones aquí 

 

 

El equipo de comunicación de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Relax, vacaciones con todo bajo control

 

Julio es un mes de reuniones de cierre de semestre, durante todo el año nuestras empresas clientes han trabajado su cierre mensual, implementado las mejoras necesarias y en julio podemos empezar a ver ya como irá el año.

Empezamos la primera semana con los más madrugadores, los que necesitan ver cuanto antes como han ido las cosas durante el último mes, reconozco que yo como usuaria de Smart Accounting, soy la primera que quiero ver mi cuenta analítica.

¿Qué documentación analizamos en la reunión de cierre?

La documentación básica que solemos analizar en las empresas cada mes es sencilla:

  1. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  2. Análisis de desviaciones con Presupuesto
  3. Estimación de cierre de año (Forecast)
  4. Previsión de tesorería a corto – medio plazo
  5. Análisis de antigüedad de saldos de clientes (ageing list)
  6. Cuenta de resultados analítica, por proyectos, clientes o puntos de venta
  7. Balance de situación

Puede haber diferentes variaciones según la empresa, el sector o el tipo de negocio y podemos así incluir otros indicadores de gestión que añadan información clave para la toma de decisiones en función de los objetivos de cada organización.

En cualquier caso revisamos cada mes cómo ha funcionado el negocio, cual ha sido la evolución respecto de presupuesto, analizamos las desviaciones y proponemos las  medidas correctoras necesarias que permiten cambiar la tendencia y mantener la rentabilidad.

A través del uso del Forecast visualizamos las cifras de cierre del año a través de la composición que la realidad, el presupuesto y las nuevas informaciones nos ofrecen, así empezamos a vislumbrar cómo puede ir este ejercicio y estamos a tiempo para tomar medidas correctoras si es necesario.

Dedicamos un poco de tiempo, realmente poco si todo es positivo, a la situación de la tesorería, en un mes como julio nos gusta ver que la tesorería es suficiente hasta llegar a octubre y que las posibles incidencias por el periodo veraniego están bien solucionadas. Si detectamos alguna posible tensión, tomamos las medidas de financiación necesarias para que todos podamos irnos de vacaciones tranquilos.

Siempre conviene dedicar un tiempo a analizar cómo cobramos de los clientes, ya que son la mejor financiación que existe y un buen listado de antigüedad de saldos de clientes nos ayudará a ver cómo tenemos el cobro global.

El análisis más detallado de la rentabilidad por proyectos, clientes o puntos de venta nos ayuda a adoptar medidas en muchos casos comerciales, aunque también de racionalización de costes.

Intentamos dedicar un tiempo a la reflexión sobre las masas del balance para asegurar que se mantiene un buen equilibrio financiero y siempre surge algún concepto que va bien comentar juntos.

Las reuniones de cierre mensuales son vitales para una gestión óptima del negocio y el mejor foro para renovar los objetivos estratégicos mes a mes.

Las reuniones de julio son especiales, un buen cierre de semestre, con confirmación de resultados esperados y tranquilidad en tesorería son la antesala de unas merecidas vacaciones, son sesiones alegres donde todo el mundo está feliz y vislumbra los días al aire libre, de sol, playa, montaña o viajes. Incluso cuando las perspectivas no han sido las esperadas, la tranquilidad de conocer bien la situación y disponer de seis meses para redirigir la actividad suele infundir confianza en las propias capacidades.

Pero no todo son plácidas reuniones de cierre dentro de un sistema de gestión económica inteligente, también nos llegan por primera vez empresas que ni siquiera disponen todavía de un cierre definitivo del año anterior, que han visto escasos números del año en curso y que no tienen presupuesto, previsión de tesorería, ni previsión de cierre. Suelen acumular incertidumbre y estar muy cansados por los efectos de la falta de información completa, fiable y a tiempo.

En esos casos nos toca aplicar medidas de urgencia que permitan reconducir la incertidumbre y estabilizar la situación para que puedan disfrutar cuanto antes de los datos básicos para tomar decisiones de negocio. Eso suele llevarnos entre 8 y 12 semanas, solemos actuar tan rápido como podemos porque la información fiable es imprescindible para tomar decisiones correctas, y saber que nuestras decisiones son las óptimas es imprescindible para concedernos un periodo de relax.

¿Y tú, eres de los que asistes a plácidas reuniones de cierre pensando en las vacaciones o de los que sufre la falta de información?

 

Argelia García

Socia EFM

@argeliagarciaf

Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente   

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

¿Necesitas un plan?

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A veces se necesita un plan y en otras ocasiones no. Si vives un año sabático, unas vacaciones sin obligaciones, un periodo de reflexión personal donde deseas conocerte mejor, vivir el ahora o reforzar tu gestión de las emociones, entonces no necesitas un plan, porque los imprevistos y las adversidades formarán parte del camino y no se persigue ningún objetivo externo, solo importará el proceso.

Si persigues un logro, si tienes un objetivo y del éxito del proyecto depende el futuro de las personas involucradas, entonces sí necesitas un plan. Las empresas siempre tienen un objetivo clave que es hacer llegar su propuesta de valor al mercado de forma sostenida en el tiempo, asegurando así su supervivencia. Cualquiera que sea la estrategia que diseñe la empresa conviene que acabe desembocando en un plan financiero, es decir en la visualización cuantificada del futuro.

Cuando hablamos de planificación financiera muchas empresas pequeñas y medianas piensan que es un tema que solo afecta a las grandes y prefieren centrarse únicamente en el presente olvidando la ventaja competitiva que podrían obtener si dedicarán un poco de tiempo a visualizar el futuro.

Necesitas un planLa visualización del futuro sirve para reducir las posibilidades de que los escenarios más negativos lleguen a producirse, por el simple hecho de que al verlos en la simulación podemos alterar las circunstancias para evitarlos.

Una planificación financiera empezará con una buena estimación del cierre del año en curso (forecast), seguirá con el presupuesto del próximo año y finalmente añadiremos las estimaciones más gruesas para los siguientes años hasta completar una visión a 3 – 5 años. Para poder realizar este trabajo irá bien contar con información de dirección, ventas, compras y resto de áreas involucradas, ya que la valoración del futuro es un puzle que necesita ser contemplado desde diversos prismas para acercarse a una imagen razonable.

Con la estimación de ingresos y gastos construiremos las cuentas de pérdidas y ganancias previsionales, y tendremos una primera visión del camino que va a realizar la empresa según la información existente. En ocasiones, este ejercicio ya aporta información de gran valor que permite una reflexión de impacto en la organización.

El siguiente paso es convertir las cuentas de resultados en una previsión de tesorería convirtiendo ingresos y gastos en cobros y pagos, sin olvidar aquellos flujos de efectivo que provienen de otros orígenes como devolución de préstamos o impuestos, entre otros. De esta forma obtendremos una información de máximo valor, al mostrarnos las posibles necesidades de financiación que la empresa puede tener en los próximos años.

De un plan financiero realizado a fondo podemos ver, por ejemplo, que nuestro modelo de negocio se agota y es imprescindible abrir nuevas líneas de negocio, buscar nuevos productos o mercados, o al contrario observar un crecimiento importante que precisa de un ajuste de la estructura de la empresa que implique nuevas localizaciones o ampliaciones de ubicación o de soporte tecnológico, para las que vamos a requerir recursos económicos.

En el momento en que podemos prever las necesidades de tesorería a largo plazo, estamos en condiciones de eliminarlas al disponer del tiempo necesario para realizar las mejores negociaciones, ya sea a través de búsqueda de inversores, financiación bancaria o ayudas pública, habrá valido la pena el tiempo y el esfuerzo invertido en mantener una buena planificación financiera.

Publicado en la sección “Liderazgo” del periódico SEGRE el domingo 28 de Febrero de 2016.

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

La reunión mensual de cierre

 

Reunión de cierre mensual

Hay pequeños cambios que suponen una revolución en la gestión de las empresas. Ese es el caso de la reunión mensual de cierre. En las pequeñas empresas es muy común que los socios comenten diariamente sus impresiones, que compartan sus problemas según surjan y que hagan pocas o ninguna reunión formal para evaluar resultados, analizar la gestión y tomar medidas concretas de corrección.

La presión diaria, la confianza, la relación personal, el cansancio, la ausencia de organigrama real lleva a una comunicación informal que frecuentemente supone una falta de comunicación efectiva sobre la marcha del negocio.

A veces se añade cierto nivel de imprecisión sobre las cifras clave y una comprensión, quizá malentendida, que evita pedir explicaciones sobre cuestiones que preocupan a los socios.

Esta situación se invierte rápidamente cuando se implanta la reunión mensual de cierre.

¿Cuál sería el objetivo de la reunión mensual de cierre?

Saber cómo vamos

  1. Para empezar, nos planteamos analizar el cierre contable de las operaciones del mes. El análisis supone disponer de varios documentos sobre la gestión que pueden incluir distintas opciones. La cuenta de pérdidas y ganancias es el documento clave e ineludible, obtenerla es un tema de procedimiento que no tiene por qué suponer una gran carga de trabajo,  es un seguro de buena gestión de nuestra back office y la mejor base para un gestión económica inteligente.
  2. Mejor si la tenemos comparada con presupuesto y podemos disponer de las desviaciones. Empezamos a analizar si lo que ha pasado coincide con nuestros objetivos. El análisis de las desviaciones nos llevará a formular distintas preguntas sobre la evolución de las ventas, del margen, los gastos, que determinarán la obtención de información detallada.
  3. Para completar el seguimiento es esencial dedicar unos minutos a los recursos disponibles, las necesidades de tesorería. En ocasiones ese análisis determinará la necesidad de negociar financiación, o acelerar cobros de clientes. Puede dar lugar a una revisión de las formas de cobro que incluyan modificaciones en el proceso de venta de forma que el cobro sea un elemento esencial a tener en cuenta.
  4. Cuando ya estamos habituados a un cierre mensual y nos sentimos cómodos podemos añadir elementos como el forecast, o el seguimiento de la estrategia de la compañía, incorporando un Cuadro de Mando Integral. Cada organización va configurando sus propias necesidades en función de las características de su actividad y la personalidad de los miembros del equipo directivo.
  5. Compartir información no clasificable, esa que no es urgente, ni prioritaria, para la que conviene tener un lugar y un tiempo de comentarla con calma, porque aunque no lo parezca acaba afectando, y mucho, a la gestión de la empresa.

La segunda parte es la que va aportar valor a la operativa de la empresa.

Qué vamos a hacer para mejorar

De los diferentes puntos analizados surgen acciones a realizar que tienden a corregir la gestión realizada para acercarnos más a nuestros objetivos.

Las acciones pueden ser muy distintas y engloban tanto acciones de marketing y ventas, como de operaciones, revisión de procesos, búsqueda de recursos humanos y talento, cambios técnicos o cualquier otra propuesta posible.

Concretar las acciones, analizar su viabilidad, asignar responsables para cada paso permite ponerse en marcha y asegura la ejecución. Porque en la próxima reunión, sino antes, habrá que dar cuenta de los resultados obtenidos.

Resultados

Los resultados que se obtienen al cabo de pocos meses de realizar reuniones de cierre mensual suelen ser espectaculares. De forma natural, los miembros del equipo de Dirección empiezan a tener una información objetiva sobre la marcha de la empresa, conocen las cifras y comparten metas. Eso aumenta su comprensión del negocio y la visión global, imprescindible para asegurar una gestión estratégica que trascienda el día a día.

Se rompe con la costumbre de informar parcialmente de las actividades y se crea un conocimiento común. Se ordenan y priorizan las acciones de mejora que se insertan en la gestión diaria y la organización empieza a buscar la mejora continua.

Disminuyen los conflictos y aumenta la motivación, ya que existe un espacio para realizar propuestas y analizar las cosas que no funcionan del todo bien, sin que eso suponga una crítica personal, ni pase “en el fragor de la batalla”, sino en un momento creado para compartir de forma serena.

El equipo se focaliza y rápidamente se pasa del “parece que” a la gestión efectiva.

Ponerse en marcha

Solo hace falta decidirlo y hacer la primera. Decidir qué información mínima vamos a compartir y hacer un calendario. Quizá el segundo miércoles de mes o el tercer viernes, cualquier momento es apropiado si está prefijado y se respeta. Por eso es conveniente reservar un tiempo cada mes con antelación y celebrarla siempre intentando mejorarla cada vez. La puesta en marcha de hábitos nunca es excelente de inicio, hace falta empezar e ir perfeccionando progresivamente.

Pienso en un buen número de pequeñas y medianas empresas con las que hemos compartido ese camino y cómo han mejorado su resultado económico, su tesorería y sobre todo cómo ha disminuido el estrés del equipo, porque los problemas cuando se analizan juntos toman una dimensión más accesible y se convierten solo en  fases en el camino hacia la mejor gestión.

Lo importante es empezar.

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Curso Presupuesto 2016

2016 PresupuestoFechas: 27-11-15 y 4-12-15

Horario de 9:30 a 14:00

Inscripciones y más info aquí

Propuesta

Pon en marcha tu presupuesto 2016 con nosotros

Todos hemos notado la ola de crecimiento, pero también somos conscientes de su fragilidad, si queremos subirnos a ella es imprescindible prepararnos, visualizar las acciones, evaluar su coste y comunicarlo al equipo para poder dedicar el nuevo año a una ejecución efectiva.

Eso no se hace por casualidad, pero tampoco es muy complicado, necesita ganas y un poco de preparación. Por eso hemos diseñado este curso muy práctico, para que salgas con el presupuesto hecho.

Hay algunas preguntas que podemos hacernos: ¿utilizas el presupuesto? ¿Le sacas todo el provecho? ¿Te ayuda a comunicar los objetivos del año y alinear los esfuerzos? ¿El equipo lo utiliza con alegría? ¿Te resulta útil?

Si todavía te quedan síes por contestar,  vale la pena que te unas a nosotros para progresar en la dinamización del presupuesto,  aprovechando sus características como elemento clave para conseguir objetivos, y su valor de herramienta de comunicación interna y disminución de conflictos

Formato

¿Qué es una Open Working Session? Queremos que trabajes con nosotros compartiendo el proceso presupuestario de forma extraordinariamente práctica. Podrás  salir con el presupuesto 2016 de tu empresa hecho.

Por esto recomendamos que asistas a la sesión con tu ordenador portátil que permita trabajar en Excel. Si por algún motivo no te es posible, también podrás participar activamente en las sesiones.

Estructura de las sesiones

Sesión 1  día 27/11/15

9:30   Objetivos del trabajo a realizar y fijación del procedimiento de gestión presupuestaria

10:00  Definición del marco presupuestario

10:30  Preparación del presupuesto 2016: homogeneización de datos, conocimiento de las relaciones contables reales, preparación de la previsión de cierre (Forecast) y del resto de información necesaria para preparar el presupuesto.

Preparación efectiva de la información a utilizar. Los asistentes pueden traer su propia información contable (balance de sumas y saldos detallado por cuenta al último cierre contable), sino la organización les facilitará la información base.

11:00 Pausa café

11:30 Comentarios sobre diferentes partidas presupuestarias: ventas, coste de venta, gastos  de marketing y publicidad. Trabajo individual o en grupos: obtención de un primer presupuesto por cuenta

13:00 Preparación de la cuenta de Pérdidas y Ganancias Previsional para 2016

14:00 Finalización con trabajo para la semana: discute con el equipo, completa, valora el resultado, revisa partidas, comparte dudas con el equipo, ajusta y recoge todas las incidencias para compartir en la próxima sesión.

Sesión 2 día 4/12/15

El objetivo aquí es adaptarse al máximo a la dinámica que cada participante determine en función de sus necesidades.

9:30   Resolución de cuestiones e incidencias resultado de la revisión de cada presupuesto por los participantes y sus equipos.

11:00 Pausa café

11:30  Utilidad clave del presupuesto: el análisis de desviaciones. Cómo asegurarnos de que el presupuesto es analizado cada mes para dotarlo de su máxima eficacia.

12:30 Otros temas a comentar en función de las cuestiones de los participantes: presupuesto  de tesorería, presupuesto de inversiones, variaciones relevantes en las cifras presupuestadas, etc…

14:00 Finalización

Recomendaciones para aprovechar al máximo las sesiones de trabajo

  1. Venir con el portátil, tableta o dispositivo que permita trabajar una hoja de cálculo Excel
  2. Traer el balance sumas y saldos de tu empresa a último cierre. Si por algún motivo no es posible o no deseas hacerlo, la organización facilitará datos de muestra.
  3. Pensar en cuestiones que os gustaría aclarar en las sesiones de trabajo relacionados con cualquier tema relativo al presupuesto y enviarlas con antelación a info@efinancialm.com para ser incluidas en las explicaciones, sin perjuicio de la posibilidad de preguntar durante las sesiones.

Profesorado

Argelia Garcia, Miquel Carrió y equipo de External Financial Management

Número de asistentes limitado para asegurar la dedicación personalizada.

Lugar de realización: Esadecreapolis. Avda Torreblanca, 57 08172 Sant Cugat del Vallés

Precio de las dos sesiones: 242 €

Inscripciones aquí 

 

El equipo de comunicación de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

Bonatti, Berja y asociados

IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN  ECONÓMICA INTELIGENTE EN BONATTI DEFENSA PENAL

Cómo empezó

Curiosamente, si hay algo que verdaderamente “odiamos” los abogados, son los aspectos financieros de nuestro negocio, cuando – muy al contrario- deberíamos ser conscientes de la necesidad vital que tenemos de convertir nuestra contabilidad en el mejor aliado de las decisiones que cada día adoptamos como empresarios.

Nuestro despacho se marcó como principal objetivo para el curso 2012-2013 estructurar un Plan Financiero que sentara las bases de todas y cada una de nuestras decisiones estratégicas.

Desde su fundación en 1998, hemos confeccionado nuestra propia contabilidad conforme al PGC gracias a los conocimientos de la socia responsable, Sandra Berja, así que partíamos con ventaja respecto a un gran número de pequeños y medianos, donde los socios carecen de conocimientos contables y acostumbran a externalizar este servicio.

También veníamos elaborando desde hace años un cuadro de Tesorería anual, así como otros documentos auxiliares que nos permitían mantener un control financiero sobre nuestro proyecto. Sin embargo, estas herramientas -dispersas y costosas de mantener- no nos parecían completas, ni suficientes.

Solicitud de ingreso en el Programa 360º Competitividad

Para acometer este proyecto, en primer lugar solicitamos ingresar en el Programa 360º Competitividad de ACC10, la Agencia de la Generalitat de Catalunya para la Innovación e Internacionalización de las empresas.

Nuestra solicitud sorprendió inicialmente a la propia Agencia, ya que nunca hasta ese momento un despacho de abogados había solicitado la incorporación a este programa, y mucho menos esperaban que el primero  que lo hiciera fuera un despacho especializado en Derecho Penal.

Lo cierto es que gracias a nuestra incorporación pudimos acceder a una serie de herramientas de gran valor añadido a un coste muy reducido en comparación con su valor real de mercado.

La primera fase constaba de un  programa de cinco sesiones, de cinco horas cada una, donde  expertos de ACC10 nos ayudaron a realizar una reflexión estratégica sobre la empresa, tratando aspectos relativos a Marketing, Ventas, Operaciones y Organización y Control de Gestión.

Estas sesiones eran colectivas, y cada empresa participante terminaba su etapa exponiendo brevemente cuál era su situación actual y porqué habían decidido solicitar incorporarse a uno u otro de los programas ofertados por ACC10.

Desde un principio nuestro objetivo al entrar en el Programa era poder definir un Plan Estratégico Financiero para nuestro despacho que cubriera los siguientes objetivos:

  • Formular un presupuesto anual riguroso y hacer su seguimiento.
  • Realizar una correcta gestión de la Tesorería
  • Analizar los costes y evaluar las tarifas de precios de nuestros servicios
  • Tomar decisiones estratégicas evaluando su impacto económico
  • Poder fijar un sistema de retribución variable en todo el equipo

Diseño y puesta en marcha del Plan de Gestión Económica Inteligente.

La segunda fase del proyecto comenzaba con la elección del consultor que nos ayudaría a implementar el Plan estratégico. ACC10 puso a nuestra disposición tres consultorías, con quienes mantuvimos una entrevista en nuestro despacho que sirvió para conocernos mutuamente.

Finalmente optamos por External Financial Management y su consultora Argelia García, dado que nos impresionó mucho la manera en que supo detectar nuestras necesidades y enfocar el proyecto.

Una vez aceptado el consultor, se presenta a ACC10 el programa de trabajo, junto con los objetivos a cubrir y nos ponemos a trabajar.

El proyecto consta de 100 horas de consultoría a desarrollar en un plazo máximo de 4 o 5 meses, al final de los cuales debíamos presentar los objetivos conseguidos a ACC10.

Este programa tiene un coste económico bastante importante, pero se halla parcialmente subvencionado por la Generalitat de Catalunya, de modo que disponíamos de una consultaría de alta calidad a un coste muy accesible para un despacho pequeño o mediano, como es el nuestro.

Durante las tres primeras sesiones, Argelia García conoció más a fondo nuestra empresa y analizó con Sandra Berja todos los procesos que ya realizábamos en el área financiera. Una de las primeras conclusiones (y objetivos) fue simplificar la carga de trabajo que nos suponía el control financiero.

En estas primeras sesiones también se decidió la metodología de trabajo: una mañana a la semana de consultoría donde se evaluaría el trabajo realizado por el despacho durante la semana y se fijarían las tareas a cumplimentar hasta la siguiente reunión.

Se establecieron un total de 37 recomendaciones a implementar, de las cuales 24 eran a corto plazo y con un alto impacto sobre la gestión de la empresa. A modo de  ejemplo recogemos algunas de ellas:

  • Reducir la duplicidad de datos en el control de ingresos y gastos (Excel+Contaplus) utilizando la descarga de ficheros a Excel y fijando criterios para su posterior uso.
  • Preparación del FORECAST del ejercicio actual
  • Preparar el presupuesto del año siguiente: herramientas de análisis y preparación de cuentas
  • Calendarización del presupuesto 2013 e introducción en el sistema informático
  • Establecer un criterio de medición de costes a través del programa de gestión utilizado por el despacho: Infolex
  • Verificar la integridad de la información de horas del profesional y calcular el coste/hora de cada profesional.
  • Analizar las necesidades de información y establecer una estructura global de costes.
  • Crear el documento pool bancario y crear un control de condiciones y costes bancarios.
  • Introducir las tarifas de venta en Infolex, revisar su vigencia, adecuarlas a requerimientos.
  • Activar enlaces entre Infolex y Contaplus para obtener la contabilización automática de la facturación.
  • Automatizar los procesos de elaboración de las hojas de liquidación mensual que se giran a los clientes.
  • Establecer un nuevo formato de reporting a dirección basado en la síntesis y la relevancia.

Además se impartió al personal del despacho un curso de mejora de habilidades en Excel destinado a facilitar el uso de las hojas de cálculo que instrumentan parte de los procesos de mejora que se han introducido.

Fruto de todo este trabajo la situación actual de nuestro despacho es la siguiente:

–  Hemos comenzado el año 2013 con un presupuesto anual de empresa basado en datos históricos y estimaciones fundamentadas, de modo que cada mes podemos confeccionar un cierre mensual y análisis de desviaciones.

–  Si bien ya teníamos un cuadro de tesorería, el proceso de elaboración se ha simplificado y se han mejorado sus contenidos.

–  Estamos implementando un programa de costes hora, tanto a nivel de expedientes y clientes como a nivel de profesionales que trabajan en nuestro despacho, de modo que podremos estimar los procesos y trabajos más rentables y segmentar mejor a nuestros clientes y prescriptores.

–  Estamos fijando un sistema de retribución variable para socios y trabajadores, que hasta ahora no teníamos.

–  Dado que nuestro sistema de facturación es por tarifas de actuaciones y mediante liquidación mensual al cliente, se han simplificado las tareas y se ha reducido significativamente el tiempo necesario para elaborar las hojas de liquidación, mejorando la presentación al cliente.

–  Hemos mejorado nuestras herramientas de análisis y toma de decisiones. Esta mejora nos ha sido de gran utilidad, por ejemplo, al confeccionar el presupuesto de marketing para este año 2.013 y acometer algunos proyectos especiales, como la Feria Internacional de la Abogacía en Barcelona.

Por último, y como aspecto más inmediato y relevante, no sólo se ha mejorado notablemente la cantidad y la calidad de la información financiera con que trabajamos, sino que la inversión de tiempo en la ejecución de estos procesos se ha reducido en un 60% en comparación con los años anteriores.

Gracias a todo ello ahora estamos acometiendo nuevos proyectos en otras áreas de gestión, como marketing o procesos, contando con datos económicos mucho más precisos a la hora de tomar decisiones y evaluar el feedback que obtenemos.

 

Francisco Bonatti

Socio Director de Bonatti Defensa Legal

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Nota de EFM:  el proyecto de ACC10 360 competitividad se ha integrado en un nuevo programa EXPANSIONA’T que aglutina la revisión de las áreas de organización del negocio con la internacionalización

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Artículo publicado en Legal Today 11/03/2013

 

 

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