El Check list de cierre

Check list de cierre dirección financiera externa

 

Para pasar de una administración no organizada a una capaz de entregar un cierre mensual completo de forma fiable y a tiempo siempre utilizamos un instrumento simple pero muy efectivo: el check list de cierre.

 1.    ¿Qué es el check list de cierre?

Cómo su nombre indica, es una lista de todas las tareas que componen el cierre mensual indicando la fecha en que esperamos tenerla acabada y el nombre de la persona que va a realizarla.

Poner fecha y nombre a las tareas tiene un efecto mágico para que las cosas pasen. Podemos añadir un campo de comentarios si queremos recoger incidencias o propuestas de mejora para próximos cierres.

 2.    ¿Cómo se pone en marcha?

Es importante que las personas que participan se sienten con el responsable de la administración (contable, gerente, director financiero externo) y consensuen el calendario. Es clave que este trabajo sea participativo, ya que la imposición de fechas irrealizables no suele conducir a buenos resultados.

Es un documento dinámico, una vez planteado permanece abierto a nuevas tareas, cambios y mejoras que se incluirán cada mes en la revisión previa a cada cierre mensual.

3.    ¿Qué tareas incluye?

Las principales serían: cierre y contabilización de la facturación propia, recepción y contabilización de facturas de compras y servicios, realizar asientos de nóminas, seguridad social, impuestos, amortizaciones, previsiones de gastos y en general asegurarse de asentar todos los hechos con impacto económico del periodo.

Es muy importante también incluir un tiempo para revisar el resultado obtenido. En contabilidad es básico, una vez acabada la fase de registro, realizar comprobaciones de cuadre y razonabilidad, como asegurarse que los saldos bancarios coinciden con los extractos, y que las cifras siguen la tendencia del negocio. Cualquier importe chocante debe ser revisado antes de entregar a dirección para asegurar la fiabilidad de la información.

4.    ¿Es fácil implantar el check list de cierre?

Al principio todo son resistencias, el equipo contable asegura que es imposible cerrar en 3, 7 o 10 días. No importa qué día digamos, ya que la imposibilidad es absoluta. Lo mejor es convenir un día que no sea muy estresante. Aunque creemos que la primera semana de mes es suficiente, puede consensuarse la tercera para empezar.

Es clave preparar la lista de tareas detalladas con el equipo y recoger todos los comentarios. Seguro que hay problemas no resueltos y que parecen insolubles.

Algunos pueden ser del tipo de que la facturación la cierran en comercial muy tarde y no hay forma de avanzar, los gastos de viaje nos llegan mal, las empresas de transporte no envían las facturas a tiempo, etc…. Es una excelente ocasión para poner orden en el flujo de documentación y tomar medidas para solucionar aspectos de funcionamiento que generan atascos. Hay que hablar con los diferentes responsables y encontrar soluciones. Dar soporte a administración para facilitar la circulación de información económica tiene beneficios inmediatos en la gestión global de la empresa.

Al cabo de poco tiempo el equipo que trabaja alrededor del check list suele convertirlo en su documento más importante, ven las ventajas de ordenar las tareas, de poder explicar y poner en valor su trabajo. A continuación aprecian como tener la contabilidad al día mejora la gestión de tesorería y en general todo el suministro de información a dirección, compañeros, bancos, impuestos. En ese momento se vuelven los mejores defensores del check list de cierre.

¿Y tú? ¿Dispones de check list de cierre? ¿Has intentado implantarlo? ¿Crees que es necesario?

 

El equipo de EFM

 

 

 

La reunión mensual de cierre

 

Reunión de cierre mensual

Hay pequeños cambios que suponen una revolución en la gestión de las empresas. Ese es el caso de la reunión mensual de cierre. En las pequeñas empresas es muy común que los socios comenten diariamente sus impresiones, que compartan sus problemas según surjan y que hagan pocas o ninguna reunión formal para evaluar resultados, analizar la gestión y tomar medidas concretas de corrección.

La presión diaria, la confianza, la relación personal, el cansancio, la ausencia de organigrama real lleva a una comunicación informal que frecuentemente supone una falta de comunicación efectiva sobre la marcha del negocio.

A veces se añade cierto nivel de imprecisión sobre las cifras clave y una comprensión, quizá malentendida, que evita pedir explicaciones sobre cuestiones que preocupan a los socios.

Esta situación se invierte rápidamente cuando se implanta la reunión mensual de cierre.

¿Cuál sería el objetivo de la reunión mensual de cierre?

Saber cómo vamos

  1. Para empezar, nos planteamos analizar el cierre contable de las operaciones del mes. El análisis supone disponer de varios documentos sobre la gestión que pueden incluir distintas opciones. La cuenta de pérdidas y ganancias es el documento clave e ineludible, obtenerla es un tema de procedimiento que no tiene por qué suponer una gran carga de trabajo,  es un seguro de buena gestión de nuestra back office y la mejor base para un gestión económica inteligente.
  2. Mejor si la tenemos comparada con presupuesto y podemos disponer de las desviaciones. Empezamos a analizar si lo que ha pasado coincide con nuestros objetivos. El análisis de las desviaciones nos llevará a formular distintas preguntas sobre la evolución de las ventas, del margen, los gastos, que determinarán la obtención de información detallada.
  3. Para completar el seguimiento es esencial dedicar unos minutos a los recursos disponibles, las necesidades de tesorería. En ocasiones ese análisis determinará la necesidad de negociar financiación, o acelerar cobros de clientes. Puede dar lugar a una revisión de las formas de cobro que incluyan modificaciones en el proceso de venta de forma que el cobro sea un elemento esencial a tener en cuenta.
  4. Cuando ya estamos habituados a un cierre mensual y nos sentimos cómodos podemos añadir elementos como el forecast, o el seguimiento de la estrategia de la compañía, incorporando un Cuadro de Mando Integral. Cada organización va configurando sus propias necesidades en función de las características de su actividad y la personalidad de los miembros del equipo directivo.
  5. Compartir información no clasificable, esa que no es urgente, ni prioritaria, para la que conviene tener un lugar y un tiempo de comentarla con calma, porque aunque no lo parezca acaba afectando, y mucho, a la gestión de la empresa.

La segunda parte es la que va aportar valor a la operativa de la empresa.

Qué vamos a hacer para mejorar

De los diferentes puntos analizados surgen acciones a realizar que tienden a corregir la gestión realizada para acercarnos más a nuestros objetivos.

Las acciones pueden ser muy distintas y engloban tanto acciones de marketing y ventas, como de operaciones, revisión de procesos, búsqueda de recursos humanos y talento, cambios técnicos o cualquier otra propuesta posible.

Concretar las acciones, analizar su viabilidad, asignar responsables para cada paso permite ponerse en marcha y asegura la ejecución. Porque en la próxima reunión, sino antes, habrá que dar cuenta de los resultados obtenidos.

Resultados

Los resultados que se obtienen al cabo de pocos meses de realizar reuniones de cierre mensual suelen ser espectaculares. De forma natural, los miembros del equipo de Dirección empiezan a tener una información objetiva sobre la marcha de la empresa, conocen las cifras y comparten metas. Eso aumenta su comprensión del negocio y la visión global, imprescindible para asegurar una gestión estratégica que trascienda el día a día.

Se rompe con la costumbre de informar parcialmente de las actividades y se crea un conocimiento común. Se ordenan y priorizan las acciones de mejora que se insertan en la gestión diaria y la organización empieza a buscar la mejora continua.

Disminuyen los conflictos y aumenta la motivación, ya que existe un espacio para realizar propuestas y analizar las cosas que no funcionan del todo bien, sin que eso suponga una crítica personal, ni pase “en el fragor de la batalla”, sino en un momento creado para compartir de forma serena.

El equipo se focaliza y rápidamente se pasa del “parece que” a la gestión efectiva.

Ponerse en marcha

Solo hace falta decidirlo y hacer la primera. Decidir qué información mínima vamos a compartir y hacer un calendario. Quizá el segundo miércoles de mes o el tercer viernes, cualquier momento es apropiado si está prefijado y se respeta. Por eso es conveniente reservar un tiempo cada mes con antelación y celebrarla siempre intentando mejorarla cada vez. La puesta en marcha de hábitos nunca es excelente de inicio, hace falta empezar e ir perfeccionando progresivamente.

Pienso en un buen número de pequeñas y medianas empresas con las que hemos compartido ese camino y cómo han mejorado su resultado económico, su tesorería y sobre todo cómo ha disminuido el estrés del equipo, porque los problemas cuando se analizan juntos toman una dimensión más accesible y se convierten solo en  fases en el camino hacia la mejor gestión.

Lo importante es empezar.

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Clave 1: el cierre contable mensual

Foto Clave 1

El requisito básico para tener una gestión económica que nos sirva para tomar decisiones es llevar la contabilidad al día. Pero solo con tenerla no conseguimos extraer información. Es imprescindible obtener un cierre contable que nos permita conocer el resultado de nuestra actividad.

Por eso entendemos que la primera clave para tener una gestión económica inteligente es disponer de un cierre contable mensual.

1. ¿Por qué necesitamos un cierre contable mensual?

El cierre contable nos introduce en una metodología que permite conocer mejor la evolución de nuestro negocio. Si te fijas en el ejemplo gráfico, verás fácilmente el resultado y su composición. Al hacerlo cada mes será difícil que una evolución negativa nos coja de sorpresa.

2. ¿Qué es exactamente un cierre contable mensual?

En el proceso de cierre mensual se recogen la totalidad de las operaciones del mes. Las ventas con sus gastos correspondientes, las nóminas, la amortización, la variación de stock. Se realiza un proceso contable que permite tener una idea muy fiable del resultado del periodo. Tanto si tienes un contable en tu empresa o un servicio de contabilidad externalizada, el cierre mensual te asegura que las cosas están al día. El documento básico para analizar el cierre es la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias, como la que puedes ver en el ejemplo.

3. ¿Y qué hago cuando lo tengo?

Lo miras y preguntas. Si no tienes formación económica al principio te costará un poco familiarizarte con los conceptos técnicos, pero si lo revisas cada mes y planteas cuestiones pronto tendrás el conocimiento suficiente para entender las números. Un truco, los profesionales miramos la cuenta de resultados empezando por el final, primero miramos el resultado, si hay beneficio o pérdida. Cuando lo sabemos, subimos y analizamos el comportamiento de las ventas, para ya seguir con los gastos y las desviaciones.

Es muy útil disponer de una cifra para comparar, como puede ser el presupuesto. Si te fijas en el ejemplo, el resultado parece bueno, pero cuando lo comparas con presupuesto observas que es inferior al esperado. ¿Qué ha pasado? Las ventas también son más pequeñas y en cambio los gastos de servicios exteriores  más altos de lo esperado. Ya puedes empezar a analizar el detalle de la cifra de ingresos  y las facturas de terceros para evitar que el resultado siga bajando.  El objetivo es siempre poder tomar decisiones a tiempo gracias a una buena información.

4. Mi empresa es muy pequeña ¿vale la pena?

El cierre mensual es un hábito en todas las medianas y grandes empresas y quizá por eso las pequeñas piensen que no es para ellas. Pero en mi opinión es tan o más necesario. Una pequeña empresa es mucho más frágil, la distancia entre el éxito y el fracaso depende de unas pocas decisiones, contratar una persona más o menos, comprar tal o cual cantidad, es vital controlar muy bien los números para evitar embarcarse en gastos que produzcan pérdidas y acaben afectando a la tesorería. Esto es especialmente importante cuando se experimenta un ciclo de crecimiento, como abrir un nuevo punto de venta o una nueva actividad. Es clave seguir de cerca la evolución

5. ¿Cómo obtengo un cierre contable cada mes?

Lo mejor es instalar un buen check list de cierre para asegurar que toda la documentación llega puntualmente a quien se encargue de la contabilidad y establecer un calendario claro de fechas que marque el ritmo de trabajo. Implantar el hábito de analizarlo y darle la importancia que el corresponde como indicador del negocio hará el resto.

Argelia García

Socia

 

 

 

La gestión económica inteligente

La gestión económica inteligente es aquella que nos da más información con menos esfuerzo. Nos proporciona datos fiables y objetivos sobre la gestión de nuestra empresa  que nos permiten tomar decisiones acertadas. La supervivencia y el crecimiento de las empresas dependen siempre de un fino equilibrio entre ingresos y gastos. En definitiva, tenemos beneficios si sabemos conseguir que los ingresos superen a los gastos en cada periodo, siempre y cuando esos ingresos se conviertan en cobros efectivos.

Mantener ese equilibrio requiere siempre, y más en tiempos difíciles, de una constante vigilancia de la evolución de la actividad, pero debemos evitar que la mirada sobre lo que pasa nos impida trabajar para crecer de forma real. Hay que empezar por saber cómo está funcionando la empresa y que sean estas cifras las que nos ayuden a tomar decisiones acertadas.
La base de una buena gestión está en una contabilidad fiable, puntual y útil para la toma de decisiones.

La contabilidad se usa en muchas organizaciones para cumplir con las obligaciones fiscales. Es lo que llamamos la contabilidad de cumplimiento, una tarea obligatoria que, como tal, es importante hacerla bien y de acuerdo con los requerimientos legales. Pero si sólo usamos los números para cumplir con los demás, estaremos perdiendo una información preciosa para gestionar nuestro negocio de forma más eficaz.

¿Lo estamos haciendo bien?

Si somos puntuales con nuestra contabilidad, la cerramos de forma completa cada mes, podremos compararla con nuestros objetivos para el mismo periodo y saber si las cosas están saliendo como deseábamos. Para tener esta información habremos construido con anterioridad un presupuesto, alineado con la estructura de la contabilidad real, calendarizado por meses e introducido en el sistema informático, a ser posible.

A partir de la cuenta de pérdidas y ganancias podemos saber el resultado real de las operaciones del mes, compararlo con las previsiones que apuntamos en el presupuesto y, por último, ver las diferencias entre los objetivos que nos marcamos y lo que realmente ha ocurrido. Es el análisis de las desviaciones, que nos permitirá corregir las tendencias.

Presupuesto de Tesorería

Para completar la información básica a los resultados hay que añadir la situación de la caja, lo que llamamos Presupuesto de Tesorería. La contabilidad completa y al día nos permitirá también construir de forma sencilla una previsión de tesorería.

Prever el futuro de la liquidez de la empresa tiene unos efectos positivos obvios, evitamos las sorpresas desagradables, podemos adecuar cobros y pagos si es necesario, buscar financiación sabiendo cuanto y cuando lo vamos a necesitar, y asegurar, en fin, que siempre se va a disponer de recursos.

Costes, Márgenes y Precios de Ventas

Una buena contabilidad será también la base para saber qué nos cuestan los productos, los servicios, los proyectos o la rentabilidad por cliente.
El dominio de los costes nos ayuda a poner el límite a nuestros precios de ventas, a saber cuándo vamos a poder aceptar ese proyecto ajustado para cubrir gastos o cuando sólo estamos cambiando dinero de manos.

Planificación, procedimientos y soporte informático

Conseguir una contabilidad ordenada, puntual y fiable es un tema de organización y planificación. Nuestro instrumento es el documento check list de cierre donde se recogen detalladas todas las tareas que componen el proceso contable mensual hasta su conversión en información para dirección. La reunión previa de coordinación para enfocar las incidencias del mes y la posterior para evaluar el proceso e introducir mejoras son la clave de la optimización.
Además de trabajar de forma ordenada es clave que los procedimientos de trabajo (flujo de documentación, autorizaciones, archivo) se revisen hasta asegurar su fluidez y estabilidad para todo el equipo implicado. Ahí es importante recordar que no sólo depende de administración, sino de la totalidad de personas que gestionan e impactan de forma económica en la actividad. Muchas veces implica hablar con los profesionales que creen que no les afecta la contabilidad, pero que contratan servicios, entregan presupuestos a los clientes, producen el trabajo que finalmente se vende, van de viaje o cogen un taxi.
La tecnología es nuestra gran aliada, pero debemos tener presente que los ordenadores no funcionan solos, que los datos maestros que se introducen tienen que estar cuidados, seleccionados, que los criterios deben responder a una lógica decidida por el usuario de forma estratégica para conseguir la información relevante que le interesa. Para todo ello necesitamos conocer los objetivos de la organización, el modelo de negocio en profundidad, establecer los mecanismos de recogida de datos clave, comunicarlo adecuadamente al equipo, formándolo para que pueda hacerlo correctamente. Sin olvidar los necesarios mecanismos de revisión y corrección.
Recoger el valor económico de las actividades diarias de la empresa de forma ordenada y completa nos ayudará a saber cómo gestionamos. El objetivo es tener información relevante para dirección, fácil de interpretar y manejar que de forma sistemática dé luz sobre el resultado empresarial y facilite la toma de decisiones acertadas.

Proceso contable grande cuadrado

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