SMART ACCOUNTING: GESTION DE PAGOS

Smart Accounting es la contabilidad inteligente que nos permite tomar mejores decisiones, pero también es smart para ayudarnos a trabajar menos y mejor. Se trata de utilizar la tecnología para reducir el tiempo que dedicamos a las tareas y que estas sean de mayor calidad.

En esta línea, este mes hemos puesto en marcha la externalización de la gestión de pagos para los clientes de Smart Accounting

A quién se dirige

Pensamos en esos CEO que están creciendo y empezando a delegar tareas, pero que aún realizan personalmente los pagos cada mes. No es muchísimo trabajo, pero hay que revisar las facturas, ver si todo está correcto, entrar en el banco, poner los datos de las nuevas cuentas, las claves cada vez, mientras hay un montón de asuntos comerciales y de producción que tienen que ser atendidos. Por eso nos planteamos simplificar ese trabajo.

En qué consiste

La información de pago queda registrada a la vez que se contabilizan las facturas. Así, a final de periodo podemos resolver la gestión de pago a proveedores y acreedores por transferencia. Ya no es necesario gestionar los pagos cada mes, sino simplemente revisar y aprobar la propuesta de pagos y firmar el fichero que se envía al banco.

Gestión de pagos

Como funciona

Los pasos son muy sencillos:

  1. El vencimiento y los números de cuenta se indica en las facturas, si el proveedor no lo hacía, se solicita que lo incluya.
  2. Con antelación al día de pago EFM remite a la empresa el listado de pagos previstos para su aprobación. Se trata de un fichero Excel dónde se pueden incluir fácilmente los comentarios necesarios. La empresa realiza una tarea de revisión, sin tener que confeccionar materialmente el control de pagos.
  3. Una vez aprobado, EFM  prepara el fichero de transferencias SEPA listo para presentar en el banco. El fichero lleva un listado detallado para una última revisión si se considera oportuno.
  4. El usuario autorizado no tiene más que enviar el fichero al banco a través de la banca on line.

Por supuesto, y como es habitual, durante todo el proceso se cuenta con el soporte de EFM, por si surge cualquier duda. Y eso es todo, sólo hay que ponerlo en marcha.

El equipo de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

SMART ACCOUNTING

Smart Accounting - Contabilidad externalizada

 

Hemos llamado Smart Accounting a la línea para pequeñas empresas dirigidas por gente inquieta y exigente, que quiere que sus números le ayuden a tomar buenas decisiones. Un poco cansados de hacer Excel y con ganas de dedicar su tiempo a vender, facturar y mejorar sus resultados.

Como comentábamos al iniciar nuestro blog,  todas las empresas, incluso las micro pueden disfrutar de una gestión económica inteligente que las ayude a crecer y perdurar.

Lo que incluye el servicio básico de Smart Accounting:

  1. –       Preparación de la contabilidad mensual
  2. –       Presentación de impuestos trimestrales (IVA, IRPF) y anuales (resúmenes, Sociedades)
  3. –       Preparación de Cuentas Anuales para las Sociedades Limitadas
  4. –       Entrega de cierre mensual contable
  5. –       Comparado con presupuesto mensual
  6. –       Entrega mensual de listado de cobros y pagos

Ampliable fácilmente con otros servicios:

  •        Contabilidad analítica por puntos de venta, proyectos o centros de coste básicos
  •        Presupuesto de Tesorería
  •        Gestión de nóminas
  •        Visita semanal, quincenal, mensual de nuestro equipo a la empresa.
  •        Contabilidad en inglés y reporting a matriz
  •        Y cualquier otro de los que realizamos habitualmente.

El servicio básico tiene un precio totalmente comparable con el de una asesoría tradicional…pregúntanos sin compromiso info@efinancialm.com

El equipo de EFM

LISTO PARA CRECER?

 

EFM lanza  SHARING

 

Estás en pleno proceso de expansión, en un entorno que ha cambiado favorablemente. Tu propuesta de valor ya empieza a ser conocida y apreciada, y estás pensando en ampliar tus servicios y tu plantilla.

Sin embargo, muchos de tus procesos aún siguen siendo manuales y engorrosos, y te faltan algunas herramientas que te ayudarían a vender más y mejor.

 

 

Quizá:

  • Sigues haciendo tus facturas en Excel y llevando documentación al gestor.
  • Has ido incorporado varias soluciones informáticas que te exigen realizar continuas actualizaciones que no te satisfacen y que no están integradas.
  • No tienes acceso en tiempo real a la contabilidad de tu empresa.
  • Tienes un equipo de ventas pero no sabes ni a quién visitaron ayer ni cómo les fue.
  • No tienes la información que te ayudaría a tomar decisiones cuando la necesitas.
  • ……

EFM te presenta SHARING, una solución compartida de software integrado (ERP) que te ayudará a gestionar más fácilmente la evolución de tu empresa. Está preparado para consolidar tu crecimiento desde cero hasta que factures 30 millones.

 

¿Por qué te ayudará a consolidar tu crecimiento empresarial?

La automatización de ciertos procesos administrativos te permitirá dedicarte a las funciones que aportan más valor.

Ahorrarás tiempo, ya que la información se introduce una sola vez, y tendrás información para la toma de decisiones. Además, podrás ver el estado de los principales indicadores de tu negocio en tiempo real y desde cualquier dispositivo, ya que el software está en la nube y se accede a través de una plataforma web.

 

 

Accederás a un auténtico ERP con una inversión mínima, y te beneficiarás de herramientas sofisticadas como las grandes empresas, como un CRM para gestionar tus clientes y vendedores o un Business Intelligence para seguir tu negocio de cerca.

 

 

¿Cuáles son sus ventajas?

  • Es un sistema informático adaptable a cada momento de tu crecimiento, ya que incluye todas las áreas de la empresa, a las que podrás acceder de forma modular, en función de lo que necesites en cada momento.
  • Es instalado y mantenido por nosotros, EFM, expertos en el negocio y la gestión empresarial. Si tu complejidad requiere la participación del equipo informático, será a través de nuestra área funcional.
  • Su precio incluye el mantenimiento del software. Verás que en muchos casos el coste de mantenimiento de tu software es similar al precio de la solución.
  • Aprovecharás al máximo nuestros servicios de externalización del área económica, ya que compartiremos la información en una misma plataforma.
  • Darás un paso de gigante en la digitalización de tu empresa: todas las opciones incorporan gestor documental; es decir, podrás ver tus facturas a un click, acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, y te abre la puerta a otros servicios avanzados de software.

 

¿Qué áreas de la empresa cubre SHARING?

Podrás empezar con el pack mínimo o instalar la gestión total de tu empresa, dependerá de tu tamaño, tus necesidades y tus proyectos de futuro.

  • Contabilidad: automatizada y digitalizada, con cargas y descargas de Excel, ficheros bancarios, escáner inteligente y nuestro compromiso de incorporar continuamente la tecnología más innovadora.
  • Contabilidad analítica: para profundizar allí dónde se genera, o se pierde, esto es, la rentabilidad del negocio.
  • Tesorería: gestión de liquidez.
  • Gestión documental: tus documentos a un click, no solo ves tu contabilidad, sino que accedes a tus facturas sin esfuerzo.
  • Business Intelligence: la clave de tus decisiones empresariales, toda la información de tu empresa preparada para ayudarte a tomar decisiones.
  • CRM (Customer Relationship Management): para dar soporte al crecimiento de tu área comercial.
  • Ventas: gestión de facturación.
  • Compras: gestión de pedidos y gastos.
  • Proyectos: para empresas que trabajan en base a proyectos, un módulo de gestión especifico.
  • Almacén: para empresas distribuidoras y productoras.
  • Producción: módulo específico para empresas industriales.

 

¿Cómo puede acceder mi empresa a esta solución?

Hemos diseñado SHARING  pensando en distintos momentos de la empresa, y por eso hemos creado dos modalidades:

Startup

Para los que empiezan y quieren iniciar la delegación de funciones sin perder el control de su negocio, tenemos una  opción  inicial que incluye acceso compartido a Contabilidad, Gestión Documental y otro módulo a elegir. Los más usuales son: CRM, Facturación o Business Intelligence.

Disponible desde 100 € mes por usuario, servicios de gestión contable y fiscal aparte (smart accounting). El precio incluye el mantenimiento anual del software y el soporte técnico.

ERP

Para los que ya llevan un camino recorrido, tienen algunos procesos y enfocan la gestión integral de su empresa en un ERP (Enterprise Resource Planning). En este caso, el equipo EFM realizará un análisis personalizado para evaluar necesidades y adecuar la propuesta.

Esta opción dependerá de cada empresa, pero para que te hagas una idea puedes tomar esta referencia: empresa distribuidora que factura 3,5 millones con 12 personas, coste inicial 4.500 € (formación, licencias y adaptación), 8 usuarios, 700 € mes.  El precio incluye el mantenimiento anual del software y el soporte técnico. Los servicios externalizados del área económica se presupuestan aparte.

 

¿Cómo se ha creado  SHARING?

Para poner a tu disposición  SHARING, contamos con dos partners tecnológicos de reconocido prestigio, cuyos recursos combinamos para poner la solución en tus manos en forma de servicio compartido. Esto hace que podamos facilitarte una plataforma que te permita trabajar como lo hacen las grandes empresas a un coste muy accesible. Y además, asegura tu continuidad si un día decides que prefieres trabajar con el software integrado en tu empresa, porque podrás adquirirlo directamente de nuestro partner.

 

 A qué esperas para disfrutar de  SHARING?

 

Desde que nuestra comunidad de empresas cliente conoce la propuesta, se ha generado una lista de espera de forma natural ya que la solución supone una gran comodidad para ellas.

Si estás interesado en tener más información, no dudes en contactar con nosotros sin compromiso, y te explicaremos todos los detalles. Nos encontrarás en info@efinancialm.com o llámanos al  935 572 398.

 

 

 

El equipo de comunicación de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Relax, vacaciones con todo bajo control

 

Julio es un mes de reuniones de cierre de semestre, durante todo el año nuestras empresas clientes han trabajado su cierre mensual, implementado las mejoras necesarias y en julio podemos empezar a ver ya como irá el año.

Empezamos la primera semana con los más madrugadores, los que necesitan ver cuanto antes como han ido las cosas durante el último mes, reconozco que yo como usuaria de Smart Accounting, soy la primera que quiero ver mi cuenta analítica.

¿Qué documentación analizamos en la reunión de cierre?

La documentación básica que solemos analizar en las empresas cada mes es sencilla:

  1. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  2. Análisis de desviaciones con Presupuesto
  3. Estimación de cierre de año (Forecast)
  4. Previsión de tesorería a corto – medio plazo
  5. Análisis de antigüedad de saldos de clientes (ageing list)
  6. Cuenta de resultados analítica, por proyectos, clientes o puntos de venta
  7. Balance de situación

Puede haber diferentes variaciones según la empresa, el sector o el tipo de negocio y podemos así incluir otros indicadores de gestión que añadan información clave para la toma de decisiones en función de los objetivos de cada organización.

En cualquier caso revisamos cada mes cómo ha funcionado el negocio, cual ha sido la evolución respecto de presupuesto, analizamos las desviaciones y proponemos las  medidas correctoras necesarias que permiten cambiar la tendencia y mantener la rentabilidad.

A través del uso del Forecast visualizamos las cifras de cierre del año a través de la composición que la realidad, el presupuesto y las nuevas informaciones nos ofrecen, así empezamos a vislumbrar cómo puede ir este ejercicio y estamos a tiempo para tomar medidas correctoras si es necesario.

Dedicamos un poco de tiempo, realmente poco si todo es positivo, a la situación de la tesorería, en un mes como julio nos gusta ver que la tesorería es suficiente hasta llegar a octubre y que las posibles incidencias por el periodo veraniego están bien solucionadas. Si detectamos alguna posible tensión, tomamos las medidas de financiación necesarias para que todos podamos irnos de vacaciones tranquilos.

Siempre conviene dedicar un tiempo a analizar cómo cobramos de los clientes, ya que son la mejor financiación que existe y un buen listado de antigüedad de saldos de clientes nos ayudará a ver cómo tenemos el cobro global.

El análisis más detallado de la rentabilidad por proyectos, clientes o puntos de venta nos ayuda a adoptar medidas en muchos casos comerciales, aunque también de racionalización de costes.

Intentamos dedicar un tiempo a la reflexión sobre las masas del balance para asegurar que se mantiene un buen equilibrio financiero y siempre surge algún concepto que va bien comentar juntos.

Las reuniones de cierre mensuales son vitales para una gestión óptima del negocio y el mejor foro para renovar los objetivos estratégicos mes a mes.

Las reuniones de julio son especiales, un buen cierre de semestre, con confirmación de resultados esperados y tranquilidad en tesorería son la antesala de unas merecidas vacaciones, son sesiones alegres donde todo el mundo está feliz y vislumbra los días al aire libre, de sol, playa, montaña o viajes. Incluso cuando las perspectivas no han sido las esperadas, la tranquilidad de conocer bien la situación y disponer de seis meses para redirigir la actividad suele infundir confianza en las propias capacidades.

Pero no todo son plácidas reuniones de cierre dentro de un sistema de gestión económica inteligente, también nos llegan por primera vez empresas que ni siquiera disponen todavía de un cierre definitivo del año anterior, que han visto escasos números del año en curso y que no tienen presupuesto, previsión de tesorería, ni previsión de cierre. Suelen acumular incertidumbre y estar muy cansados por los efectos de la falta de información completa, fiable y a tiempo.

En esos casos nos toca aplicar medidas de urgencia que permitan reconducir la incertidumbre y estabilizar la situación para que puedan disfrutar cuanto antes de los datos básicos para tomar decisiones de negocio. Eso suele llevarnos entre 8 y 12 semanas, solemos actuar tan rápido como podemos porque la información fiable es imprescindible para tomar decisiones correctas, y saber que nuestras decisiones son las óptimas es imprescindible para concedernos un periodo de relax.

¿Y tú, eres de los que asistes a plácidas reuniones de cierre pensando en las vacaciones o de los que sufre la falta de información?

 

Argelia García

Socia EFM

@argeliagarciaf

Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente   

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

NUESTRA CRÓNICA DEL BIZBARCELONA

EFM en BIZBarcelona

Después de los dos días de salón acabamos agotados y afónicos, pero muy contentos de la experiencia y dispuestos a repetirla el próximo año.

Resumir lo que hemos vivido en estas dos intensas jornadas no es fácil, pero vamos a intentarlo.

Pero ¿vosotros exactamente qué hacéis?

Esa fue la pregunta estrella de la gente cuando se acercaba a hablar con nosotros. Un gran roll up indicaba que EFM se dedica a la Dirección Financiera Externa, pero la pregunta era, ¿y eso exactamente qué es?

¿Y buscáis financiación? Al responder afirmativamente,  entonces ya se sentaban y empezaba la conversación, la explicación del proyecto, la demostración del producto (hemos visto cosas increíbles!)

Pero quizá más sorprendente era la reacción de la gente que se interesaba por el concepto Smart Accounting, la posibilidad de disponer de una contabilidad con cierre mensual, comparada con presupuesto, analítica, con soporte para calcular precios de venta, negociar con los bancos o disponer de un presupuesto de tesorería, tardaban nada en decir, ¡eso es lo que yo necesito!. El concepto de externalización o de outsourcing contable sorprende.

Así que nuestra conclusión es que tenemos que trabajar mucho la comunicación, porque lo que hacemos, aunque sea clásico estaba reservado a las grandes organizaciones y las pequeñas no están familiarizadas con los conceptos, aunque reconocen la necesidad enseguida.

Nos queda mucho trabajo de comunicación por hacer.

La financiación vuelve…… y nos preocupa cómo lo está haciendo

Los días del BizBarcelona coincidieron con la comunicación de la bajada de tipos de interés del Banco Central Europeo hasta el 0,15% a la vez que se penalizaba a los bancos por los depósitos no utilizados, con la intención de presionarlos a facilitar crédito a empresas y particulares.

Nosotros, que negociamos a diario con las entidades bancarias ya notamos desde principio de año una mayor facilidad para obtener crédito, a la vez que una apertura para negociar condiciones y precios. Eso sí, reservado a empresas valoradas positivamente, con beneficios, solvencia y planes de futuro viables.

Pero la competencia entre entidades está creciendo de forma importante y nos preocupa que las empresas no hayan aprendido del pasado, ante la facilidad del crédito se puede caer en un exceso de endeudamiento con mucha alegría.

Echamos de menos un análisis mucho más riguroso de la solvencia y viabilidad de los proyectos que permita otorgar financiación a más empresas por lo que son capaces de hacer y no sólo porque algún algoritmo de una compañía de rating hace que se le asignen créditos pre- concedidos.

Habrá a quién todavía no le haya llegado esta ola, pero cuidado con los créditos fáciles, no tenemos que comprar todo lo que nos venden los bancos, hay que seguir negociando de forma estratégica para tener lo que necesitamos al mejor precio posible.

Hay gente muy interesante por ahí

Lo mejor de las ferias es la cantidad de gente con la que llegas a contactar. Tuvimos la suerte de coincidir con un gran número de amigos, compañeros, colaboradores, clientes y público, todos entusiastas protagonistas del crecimiento empresarial. Al final todos queremos que las empresas crezcan, porque así crecerá también la nuestra y/o nuestro trabajo.

Podríamos hacer una lista exhaustiva de todo lo que nos encantó ver, pero vamos a destacar una, la gente de Se ese uno, marketing para pymes que sedujo y conquistó el salón. Habrá que seguirlos de cerca. Hicieron todo lo que recomiendan hacer y acabaron colocando su publicidad en nuestro stand. Vamos a encontrar tiempo para asistir a uno de sus cursos.

Lo que más nos gusta, acompañar proyectos: mentoring

El dia 5 se celebró, con la participación de Miquel Carrió, la mesa redonda del programa Youth Business Spain, desarrollado por CP’AC en Cataluña.

Durante la mesa redonda, diversos mentores compartieron sus experiencias en el programa, contando también con la participación de las personas que lideran los proyectos mentorizados.

Todos destacaron la gratificación que supone para los mentores acompañar los proyectos, compitiendo con los emprendedores en la satisfacción del proyecto.

Miquel Carrió ha acompañado en este programa a Mireia Giné y su proyecto en torno a la enseñanza de idiomas, You Will Speak, esa energía proactiva de la afirmación que da nombre a la empresa impregna todo lo que Mireia hace, así que estamos seguros que seguirá creciendo.

 

Se nos han quedado muchas cosas en el tintero, así que si quieres saber algo concreto, ya sabes, deja tus comentarios.

Nos vemos en el próximo Biz!

 

El equipo de comunicación de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Bienvenid@s

Os damos la bienvenida al blog de EFM, un espacio para compartir experiencias y conocimientos en la gestión económica de las organizaciones.

Hace algunos años creamos EFM para poner a disposición de las empresas de cualquier tamaño la dirección financiera profesional. Iniciamos un camino apasionante para hacer llegar nuestros conocimientos, adquiridos en firmas de auditoría y multinacionales, a las pequeñas y medianas empresas. Pensábamos que la flexibilidad en la adaptación al mercado de las pymes combinada con las herramientas de gestión de las grandes podría dar excelentes resultados.

Nos dimos de bruces con una gran crisis económica, la más grande que hemos conocido en nuestra vida profesional, y eso nos ha ayudado a aprender a administrar, cambiar, medir y a “sacar de donde no hay”.

Hemos obtenido más de 20 millones de Euros para nuestros clientes, dinamizado alrededor de 75 equipos contables, realizado 62 proyectos de mejora, impulsado planes estratégicos, mentorizado planes de negocio y aconsejado en quizá cientos de decisiones de nuestros clientes.

Seguimos creyendo que una buena dirección financiera ayuda a los líderes a ser mejores.

Por eso extendimos nuestro concepto de dirección financiera para que pudiera llegar incluso a las microempresas, a través de la externalización creando el servicio de Smart Accounting.

Porque lo importante es contar con una gestión económica inteligente, la que nos da los instrumentos para tomar las mejores decisiones.

De todo eso va a ir este blog. En este espacio compartiremos nuestra experiencia y conocimiento en todo lo que se refiere a la dirección financiera estratégica, contaremos nuestros proyectos y actividades en las que participamos y daremos voz a nuestros clientes para que sean ellos los que cuenten cómo la profesionalización de su área económica les ha ayudado a crecer y mejorar. Recibiremos invitados y colaboraciones que nos hablen de cómo las cifras les ayudan a convertir sus sueños en realidad, y por supuesto nos encantará escuchar a nuestros lectores.

Para estrenar el blog, os dejamos con un artículo que publicó el periodista Jordi Goula en La Vanguardia, en el suplemento Dinero, ya hace algún tiempo, donde recogía muy bien la esencia de lo que somos y lo que hacemos.

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