Ageing list

Cobrar bien de los clientes es la mejor financiación que existe, es también una medida de la calidad de la venta que se realiza, porque el buen fin del cobro empieza con un correcto proceso de venta.

Por eso el seguimiento de la calidad del cobro es una información relevante que es recomendable incluir entre los documentos de cierre mensual.

Para que la dirección tenga una información clara y concreta de la gestión de cobro de clientes el mejor instrumento es el listado de antigüedad de saldos de clientes, conocido por su nombre inglés, ageing list.

Es un documento que incorpora el detalle del saldo de clientes, clasificado entre:

 

  1. Saldos no vencidos, aquellos que todavía no son exigibles, pero que ya se han facturado.
  2. Saldos vencidos, lo que han llegado a su vencimiento y todavía no han sido cobrados.

Los saldos vencidos se clasifican por su antigüedad, normalmente en tramos de 30, 60, 90 y más de 180 días.

El documento tendría un aspecto como el de la imagen.

 

Podemos observar información detallada por cliente y preguntar por la composición y detalle de los saldos de clientes según su antigüedad, detectar temas pendientes de solucionar como abonos o devoluciones.

Lo más importante es que el análisis de la información del ageing nos va a llevar a adoptar medidas de recobro, ya sean correos electrónicos que no acaban de enviarse, llamadas telefónicas, acuerdos de recobro, activación del seguro de crédito, acciones legales en algunos casos, sin olvidarnos de la importancia que pueden tener las disconformidades de clientes que se acaban manifestando en falta de pago.

En cualquier caso supone que la  Dirección sigue de forma periódica la evolución de su principal activo, los clientes.

Un buen ageing pone en valor las tareas del equipo en las funciones de venta, operaciones, administración y gestión de cobro. Su buena gestión se apreciará en una visualización muy breve de un ageing sin apenas saldos de antigüedad relevante. Solo nos llevará 30 segundos mostrarlo y todo el equipo sabrá lo mucho que valoramos el cobro.

 

Argelia García

Socia EFM

Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

La revolución de la financiación, el universo #FinTech

FintechEl mundo financiero en su más amplio sentido vive una revolución que ha dejado de ser silenciosa y cada día está más presente en nuestra vida diaria.

FinTech es el nombre que recibe la aplicación de la tecnología al mundo financiero (Financial Technology). Se trata de una industria emergente que utiliza las facilidades que ofrece la tecnología para hacer que los servicios financieros sean más eficientes. Está formada generalmente por start ups que trabajan para eliminar los intermediarios del sistema financiero y suponen un reto para las corporaciones tradicionales, principalmente las entidades bancarias.

Como suele ocurrir, las nuevas soluciones aparecen en el mercado antes de que exista un marco legal y las FinTech ofrecen soluciones que lentamente van obteniendo viabilidad legal, la más reciente la aprobación de la directiva comunitaria de servicios de pago (PSD2) que permitirá realizar pagos entre empresas y particulares sin la intervención necesaria de una entidad bancaria. La directiva se aprobó el pasado 13 de enero y tiene dos años para implantarse. Eso supondrá que no será necesario tener una cuenta bancaria para domiciliar recibos en un banco o prescindir de las entidades para realizar pagos con tarjeta.

En el mundo FinTech se conoce a Pay Pal como “el abuelo”, es una fórmula de pago no bancaria pionera que se ha convertido en un clásico, sobretodo en el comercio internacional. Android Pay, Google Wallet, Apple Pay, Samsung Pay son soluciones de inminente aplicación en nuestro país y que van a cambiar nuestros hábitos como consumidores en meses. Pagaremos de forma habitual y general nuestras compras desde el móvil y olvidaremos las tarjetas.

Las soluciones de financiación son cada vez más utilizadas por su accesibilidad y una cierta preferencia por las opciones alternativas. Plataformas como Verkami han popularizado el crowdfunding de recompensa, o micromecenazgo, facilitando la realización de proyectos sobre todo culturales y artísticos.

A nivel empresarial, la financiación colectiva con participación en el capital social, conocida como equity crowdfunding, se ha convertido en un instrumento utilizado por start ups y pequeñas empresas para dar un impulso a sus necesidades de financiación. Existen ya más de 100 plataformas de crowdfunding en España, encabezadas por Bestaker, Socios Inversores, Creo en tu Proyecto, Crowdcube y The Crowd Angel.

Encontramos también soluciones de préstamo (crowdlending),  factoring o anticipos de facturas con plataformas como Funding Cercle, Arboribus, LoanBook, Novicap o Finanzarel entre otras, que ofrecen financiación que no forma parte de la CIRBE con similares requisitos y condiciones que las entidades bancarias.

Un caso extremadamente exitoso lo encontramos en la gestión del cambio de divisa dónde la eliminación de intermediarios supone una reducción de costes en torno al 50% por operación. La catalana Kantox lidera este ámbito con una relevante expansión internacional.

Una parte importante de lo que está por venir lo hará de la mano de Blockchain, el lenguaje que permite realizar transacciones seguras sin intermediarios. Su manifestación más conocida ha sido Bitcoin, la moneda virtual no bancaria, pero solo es un pequeño ejemplo de lo que puede hacer, se prevé que el impacto en el área legal será de gran magnitud.

Mientras las entidades bancarias han despertado y empiezan a ofrecer soluciones tecnológicas para pagar, financiarnos y realizar transacciones en general. ¿Han visto la publicidad más reciente de los bancos? Empiezan a hablar de todo lo que podemos hacer con el móvil, ¿les suena?

No se pierdan FinTech, dentro de unos años las áreas financieras de las empresas serán irreconocibles.

 

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Artículo publicado en el Diario Segre el 9 de octubre de 2016, con la colaboración de Ingenio Leadership School,  encontrarás el texto original aquí

Tres preguntas para una gestión económica inteligente

tres-preguntas-para-una-gestion-economica-inteligente_spineEl libro escrito por Argelia García, recopila sus experiencias y reflexiones después de 25 años de ayudar a las empresas y a sus lideres a tomar mejores decisiones. Pone de relieve la importancia de una gestión  basada en un profundo conocimiento de la organización a través de una información fiable, completa y a tiempo.

Disponemos de una gestión económica inteligente cuando la organización siempre está en condiciones de contestar tres preguntas:

– ¿Dónde estamos?

– ¿Dónde vamos?

– ¿Tenemos  recursos para llegar?

Se dirige tanto a los que lideran las empresas, cómo a los equipos financieros que se enfrentan al reto de comunicar la relevancia de una buena gestión económica y financera integrada en la toma de decisiones.

En un lenguaje accesible, el texto desarrolla de forma práctica los conceptos de contabilidad para la gestión, tesorería, costes, viabilidad, financiación y presupuesto, dando también relevancia a la estrategia, valores, procesos,  y sobretodo a la importancia de garantizar la supervivencia y gestionar el  crecimiento empresarial.

El libro se presenta en Barcelona  el próximo  jueves 29 de septiembre en la Llibreria Alibri. Nos encantaría contar con tu asistencia y compartir reflexiones y una copa de cava al final del evento.

Se trata de un acto abierto, pero agradecemos el registro para que pueda organizarse el espacio de la mejor manera. Inscripción aquí

¡Te esperamos!

 

El equipo de comunicación de EFM

 

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

PD: El libro estará disponible a partir del 12 de septiembre en papel y en ebook, en librerías y en plataformas como Amazon y Apple store. También se puede adquirir en la página web de la editorial.

 

SMART ACCOUNTING: GESTION DE PAGOS

Smart Accounting es la contabilidad inteligente que nos permite tomar mejores decisiones, pero también es smart para ayudarnos a trabajar menos y mejor. Se trata de utilizar la tecnología para reducir el tiempo que dedicamos a las tareas y que estas sean de mayor calidad.

En esta línea, este mes hemos puesto en marcha la externalización de la gestión de pagos para los clientes de Smart Accounting

A quién se dirige

Pensamos en esos CEO que están creciendo y empezando a delegar tareas, pero que aún realizan personalmente los pagos cada mes. No es muchísimo trabajo, pero hay que revisar las facturas, ver si todo está correcto, entrar en el banco, poner los datos de las nuevas cuentas, las claves cada vez, mientras hay un montón de asuntos comerciales y de producción que tienen que ser atendidos. Por eso nos planteamos simplificar ese trabajo.

En qué consiste

La información de pago queda registrada a la vez que se contabilizan las facturas. Así, a final de periodo podemos resolver la gestión de pago a proveedores y acreedores por transferencia. Ya no es necesario gestionar los pagos cada mes, sino simplemente revisar y aprobar la propuesta de pagos y firmar el fichero que se envía al banco.

Gestión de pagos

Como funciona

Los pasos son muy sencillos:

  1. El vencimiento y los números de cuenta se indica en las facturas, si el proveedor no lo hacía, se solicita que lo incluya.
  2. Con antelación al día de pago EFM remite a la empresa el listado de pagos previstos para su aprobación. Se trata de un fichero Excel dónde se pueden incluir fácilmente los comentarios necesarios. La empresa realiza una tarea de revisión, sin tener que confeccionar materialmente el control de pagos.
  3. Una vez aprobado, EFM  prepara el fichero de transferencias SEPA listo para presentar en el banco. El fichero lleva un listado detallado para una última revisión si se considera oportuno.
  4. El usuario autorizado no tiene más que enviar el fichero al banco a través de la banca on line.

Por supuesto, y como es habitual, durante todo el proceso se cuenta con el soporte de EFM, por si surge cualquier duda. Y eso es todo, sólo hay que ponerlo en marcha.

El equipo de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

NUESTRA CRÓNICA DEL BIZBARCELONA

EFM en BIZBarcelona

Después de los dos días de salón acabamos agotados y afónicos, pero muy contentos de la experiencia y dispuestos a repetirla el próximo año.

Resumir lo que hemos vivido en estas dos intensas jornadas no es fácil, pero vamos a intentarlo.

Pero ¿vosotros exactamente qué hacéis?

Esa fue la pregunta estrella de la gente cuando se acercaba a hablar con nosotros. Un gran roll up indicaba que EFM se dedica a la Dirección Financiera Externa, pero la pregunta era, ¿y eso exactamente qué es?

¿Y buscáis financiación? Al responder afirmativamente,  entonces ya se sentaban y empezaba la conversación, la explicación del proyecto, la demostración del producto (hemos visto cosas increíbles!)

Pero quizá más sorprendente era la reacción de la gente que se interesaba por el concepto Smart Accounting, la posibilidad de disponer de una contabilidad con cierre mensual, comparada con presupuesto, analítica, con soporte para calcular precios de venta, negociar con los bancos o disponer de un presupuesto de tesorería, tardaban nada en decir, ¡eso es lo que yo necesito!. El concepto de externalización o de outsourcing contable sorprende.

Así que nuestra conclusión es que tenemos que trabajar mucho la comunicación, porque lo que hacemos, aunque sea clásico estaba reservado a las grandes organizaciones y las pequeñas no están familiarizadas con los conceptos, aunque reconocen la necesidad enseguida.

Nos queda mucho trabajo de comunicación por hacer.

La financiación vuelve…… y nos preocupa cómo lo está haciendo

Los días del BizBarcelona coincidieron con la comunicación de la bajada de tipos de interés del Banco Central Europeo hasta el 0,15% a la vez que se penalizaba a los bancos por los depósitos no utilizados, con la intención de presionarlos a facilitar crédito a empresas y particulares.

Nosotros, que negociamos a diario con las entidades bancarias ya notamos desde principio de año una mayor facilidad para obtener crédito, a la vez que una apertura para negociar condiciones y precios. Eso sí, reservado a empresas valoradas positivamente, con beneficios, solvencia y planes de futuro viables.

Pero la competencia entre entidades está creciendo de forma importante y nos preocupa que las empresas no hayan aprendido del pasado, ante la facilidad del crédito se puede caer en un exceso de endeudamiento con mucha alegría.

Echamos de menos un análisis mucho más riguroso de la solvencia y viabilidad de los proyectos que permita otorgar financiación a más empresas por lo que son capaces de hacer y no sólo porque algún algoritmo de una compañía de rating hace que se le asignen créditos pre- concedidos.

Habrá a quién todavía no le haya llegado esta ola, pero cuidado con los créditos fáciles, no tenemos que comprar todo lo que nos venden los bancos, hay que seguir negociando de forma estratégica para tener lo que necesitamos al mejor precio posible.

Hay gente muy interesante por ahí

Lo mejor de las ferias es la cantidad de gente con la que llegas a contactar. Tuvimos la suerte de coincidir con un gran número de amigos, compañeros, colaboradores, clientes y público, todos entusiastas protagonistas del crecimiento empresarial. Al final todos queremos que las empresas crezcan, porque así crecerá también la nuestra y/o nuestro trabajo.

Podríamos hacer una lista exhaustiva de todo lo que nos encantó ver, pero vamos a destacar una, la gente de Se ese uno, marketing para pymes que sedujo y conquistó el salón. Habrá que seguirlos de cerca. Hicieron todo lo que recomiendan hacer y acabaron colocando su publicidad en nuestro stand. Vamos a encontrar tiempo para asistir a uno de sus cursos.

Lo que más nos gusta, acompañar proyectos: mentoring

El dia 5 se celebró, con la participación de Miquel Carrió, la mesa redonda del programa Youth Business Spain, desarrollado por CP’AC en Cataluña.

Durante la mesa redonda, diversos mentores compartieron sus experiencias en el programa, contando también con la participación de las personas que lideran los proyectos mentorizados.

Todos destacaron la gratificación que supone para los mentores acompañar los proyectos, compitiendo con los emprendedores en la satisfacción del proyecto.

Miquel Carrió ha acompañado en este programa a Mireia Giné y su proyecto en torno a la enseñanza de idiomas, You Will Speak, esa energía proactiva de la afirmación que da nombre a la empresa impregna todo lo que Mireia hace, así que estamos seguros que seguirá creciendo.

 

Se nos han quedado muchas cosas en el tintero, así que si quieres saber algo concreto, ya sabes, deja tus comentarios.

Nos vemos en el próximo Biz!

 

El equipo de comunicación de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

EL TALÓN DE AQUILES DE LAS PYMES

El talón de Aquiles de las pymes

No todo acaba con conseguir financiación. De hecho, empieza cuando se consigue. Con el dinero recogido, hay que convertir nuestro proyecto en una empresa y hacerlo crecer de forma sólida.

Cuando nos planteamos el crecimiento de la empresa o del proyecto emprendedor, abordamos con ilusión el crecimiento de ventas, pero si no lo acompañamos de un crecimiento interno de la organización podemos morir de éxito.

Jordi Goula de La Vanguardia recoge magistralmente nuestras reflexiones en su espacio Dinero “El talón de Aquiles de las pymes”

Hacer crecer una empresa no es fácil, hay que mantener un equilibrio muy fino entre todas las partes de nuestro modelo de negocio, aportar al mercado un producto diferenciado, llegar al cliente, gestionar las operaciones con calidad, mantener la satisfacción del cliente, cuidar la ventaja competitiva de forma sostenida, todo requiere un seguimiento cuidadoso que sólo unos buenos indicadores económicos y de gestión pueden procurarnos.

Podemos hablar de todo esto y de muchos otros temas cruciales para crecer y consolidar las empresas en el marco del BizBarcelona, los próximos 4 y 5 de junio. Estaremos en el stand 605. Reserva de agenda en info@efinancialm.com.

El equipo de comunicación de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

 

Emprender sin sueldo

Emprender sin sueldo

Hace unos días, en un taller sobre la parte económica del plan de empresa, me encontré que nadie se había acordado de incluir un sueldo para el equipo emprendedor entre los gastos de su plan.

Mi experiencia en proyectos dónde el equipo emprendedor no cobra y dedica su tiempo, considerado infinito, a acciones gratis suele conducir al fracaso por agotamiento físico o por falta de pensamiento estratégico, ya que está tan dedicado a la multitarea de supervivencia que no le queda tiempo de calidad para dedicar a mejorar y potenciar el proyecto.

¿Por qué hay que poner un sueldo al emprendedor?

  1. Para sobrevivir:  el emprendedor es una persona con necesidades físicas y de supervivencia, que según su situación personal tendrá que pagar su comida, alquiler, luz, agua, teléfono, ropa, gasolina o regalos de cumpleaños. Puede que tenga pocas necesidades personales, pero seguro que tiene algunas. Hay que contarlas y asegurar que se cubren con un sueldo adecuado.
  2. Para evitar la desmotivación y el abandono: se puede sobrevivir un tiempo con poco, pero al final los equipos emprendedores, quieren y necesitan un poco de calidad de vida y no pensar que dedican todos sus esfuerzos a un proyecto que no les compensa económicamente. En muchas ocasiones acaban buscando trabajos de supervivencia para poder pagar las facturas y acaban agotados y totalmente desenfocados.
  3. Para calcular bien los precios de venta y asegurar el margen bruto imprescindible para considerar nuestro proyecto un negocio: si no se prevé una remuneración se acaban calculando mal los precios de venta. Se establece el coste del producto sin incluir  el coste de las horas de trabajo de los emprendedores, con lo que se acaba vendiendo por debajo del coste real de producto. Eso genera  una espiral difícil de corregir. Hay que trabajar mucho para tener alguna ganancia y esa siempre es insuficiente.
  4. Para profesionalizar la empresa: se hacen trabajos de poca calidad por falta de conocimiento. Como el emprendedor no tiene fondos, empieza a hacérselo todo él, hace el márketing, sin ser experto, los paquetes si hace falta, se lleva la contabilidad hasta que tenga recursos para contratar una contabilidad externalizada, lleva los perfiles en redes sociales y se programa la web con un asistente sencillo. Pero su actividad core la tiene un poco desatendida porque hay que llevar toda la estructura empresarial  sin costes, a ver si así genera algún beneficio que le permita tener  ingresos.
  5. Para negociar con los inversores: si nuestro proyecto es objeto de inversión, el sueldo del equipo emprendedor será uno de los temas de negociación, será mejor haberlo previsto para que nuestros cálculos estén preparados.  Si no se prevé un salario, los inversores dudarán de la dedicación del equipo al proyecto.

Esto no es una teoría, es algo que vemos a menudo. Proyectos fantásticos que quedan estancados porque los impulsores después de unos años están atrapados en un planteamiento inicial, de cobrar lo que dé o si queda algo. Una de las principales razones para emprender es ser tu propio jefe y asegurarte una actividad que te permita vivir conforme a tu forma de ver las cosas. Si tu proyecto no incluye un sueldo para ti, ¿entonces cómo vas a decidir qué haces? Acabas haciendo actividades de supervivencia, que muchas veces poco tienen que ver con el proyecto inicial.

En ocasiones,  la forma jurídica que se adopta no ayuda a establecer un sueldo como tal,  como autónomo o miembro de una SCP, no se está obligado a llevar contabilidad y la fiscalidad atribuye rentas a los socios como diferencia de ingresos y gastos.

Por eso es importante  prever en el plan económico un sueldo para cada miembro del equipo emprendedor, más modesto al principio, pero que cubra las necesidades básicas, de forma que deje tiempo para dedicarse al negocio. Y que crezca en años sucesivos. Eso nos permitirá ver si el plan tal como lo planteamos es realmente viable.

 

Argelia García

Socia EFM

 

 Dirección Financiera Externa para un gestión económica inteligente

 

Clave 3: El control de los recursos a través de la previsión de tesorería

 

Previsión de Tesorería

No es ningún secreto, sin recursos no hay proyecto. Pero eso no nos debe llevar a pensar que los recursos o el dinero son lo más importante, al contrario, lo principal es nuestra idea.

Controlar la disponibilidad de recursos de forma correcta es clave para olvidarse del tema y dedicarse a crear, innovar y vender.

Si sólo puedes controlar una cosa, controla la tesorería. La realidad es que gestionar de forma óptima la tesorería tiene como base  una contabilidad al día, ya que eso nos permitirá utilizar la información contable como base de nuestras estimaciones.

La gestión de tesorería nos responderá las siguientes preguntas:

�   ¿Qué tenemos? Cuánto tenemos, cuáles son nuestros recursos a corto, medio y largo plazo y cómo se han generado. No es lo mismo tener ingresos de ventas, de devoluciones de impuestos o de un préstamo concedido.

�   ¿Podemos cumplir nuestros compromisos? Sabremos si podemos sobrevivir o si podemos plantearnos hablar de financiar crecimiento.

�   ¿Qué podemos hacer? Con esa información estamos en disposición de decidir si iniciamos algunas acciones, si nos planteamos proyectos o si revisamos nuestro plan estratégico.

Gracias a  esta información clave estaremos en disposición de tomar decisiones y saber a qué podemos dedicar nuestro tiempo.

Manos a la obra: construyendo la Previsión de Tesorería

El control de tesorería no requiere grandes conocimientos, sino simplemente orden y constancia. Se trata de saber qué saldos tenemos en nuestros bancos  por una parte y por otra las expectativas (cobros) y los compromisos (pagos).

Saldos en bancos: es el primer paso, el punto de partida. Hay que asegurar que las personas que preparan la previsión de tesorería tienen acceso a la información. Una buena organización supone un acceso fácil para los usuarios a las webs y las claves, a la vez que seguro. Es recomendable que el acceso a internet sea sólo de consulta, añadiendo medidas de control para operar. La mayoría de entidades bancarias proveen diferentes accesos.

Es interesante saber que la mayor parte de entidades bancarias permiten descargar ficheros en hoja de cálculo u otros formatos compatibles que facilitan el trabajo de análisis de movimientos.

Cobros y pagos. Distinguiremos entre cobros y pagos cuya factura está contabilizada de aquellos que no figuran en la contabilidad todavía.

–       Contabilizados. Como comentamos más arriba,  una contabilidad al día nos facilitará tener la máxima información para obtener una previsión de cobros y pagos. Nos aseguraremos de que se recoja el vencimiento al contabilizar, de forma que podamos extraer la información sobre vencimientos desde el sistema informático. Todos los programas, por sencillos que sean, incorporan un informe sobre vencimientos. Es excelente si es posible descargar esa información a hoja de cálculo e incorporarlo de forma sencilla a la previsión de tesorería.

–       No contabilizados: estimaciones de cobro y pago. Aquí suelen empezar las complicaciones para muchas empresas no habituadas a trabajar con estimados. El primer paso para estimar es utilizar el presupuesto. Si disponemos del presupuesto mensual, será fácil convertir ingresos y gastos en partidas de cobros y pagos, respectivamente.

Disponemos también de la experiencia histórica que nos permite conocer la evolución posible de cobros más allá del presupuesto. Cuanto más nos alejamos en el tiempo, más se relativiza la estimación, pero nos da una visión general de cuál puede ser la evolución de la tesorería.

Nuestro objetivo en la situación de liquidez es tener una visión a tres meses, si aplicamos el criterio de prudencia, las cifras de presupuesto, la experiencia histórica y las tendencias de las últimas semanas, seremos capaces de estimar los cobros y los pagos de forma aproximada.

Dedicación y gestión de la previsión de liquidez

La práctica nos demuestra que las empresas bien gestionadas dedican un tiempo diario a la gestión de su tesorería, que suele repartirse de diversas maneras, pero suele cubrir las siguientes tareas:

  •  Ver todos los saldos en bancos cada día. Con unos minutos al día suele ser suficiente.
  •  Actualización de cobros y pagos contabilizados. Depende del volumen de cada empresa, pero una vez a la semana es una dedicación recomendable como mínimo
  • Actualización de estimados. Dependerá del ciclo de cobro y pago de cada empresa, pero una vez al mes es el mínimo recomendable.
  • Muchas empresas dedican unas horas a la semana a revisar la previsión de las próximas 4 semanas y aportan nueva información de estimados que se ha ido generando. Esa revisión puede ir ligada a la preparación de pagos periódicos, normalmente una vez al mes.

Análisis de resultados y acciones

Es el objetivo de todo el proceso anterior, obtener información sobre si se van a poder pagar todas las facturas o si va a haber dinero sobrante.  Con tiempo para arreglarlos, los problemas son más pequeños.

  •  Tensiones. Cuando no hay suficiente dinero para pagar las facturas o las nóminas, podemos acelerar cobros, aplazar pagos, iniciar proceso de negociación bancaria para conseguir financiación,  en fin actuar para evitar que lo que la previsión nos anuncia se cumpla.
  •  Puntas. Empresas muy cuidadosas con su tesorería y prudentes en su gestión tienen muchas veces importantes saldos en cuenta no remunerados. Es recomendable rentabilizar esos fondos con inversiones a corto plazo totalmente disponibles o a más plazo si la tesorería lo permite.

La implantación de la previsión de tesorería es el primer paso para cubrir la función de dirección financiera que nos permite gestionar nuestros recursos. Si establecemos un buen control de tesorería podremos dedicar un tiempo semanal relajado a ver cómo van las cosas y evitar así  dedicar las horas más productivas de nuestra jornada a conseguir fondos para pagar facturas.

 

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

Clave 2: el presupuesto anual

 

Presupuesto anual

 

Si nosotros definimos la  gestión económica inteligente como aquella que nos ayuda a tomar decisiones, un parámetro esencial es saber dónde vamos.

Es fácil ver que definir el objetivo para los próximos 12 meses es imprescindible para ponernos en marcha y conseguirlo. Preparar  el presupuesto es un primer paso para poder utilizar la herramienta más potente del control presupuestario: el análisis de desviaciones. Se trata de comparar las cifras que deseábamos (presupuesto) con la realidad y a partir de ahí analizar que está pasando y tomar decisiones para reconducir lo que no es como esperábamos o felicitarnos por el éxito de la gestión, y prepararnos para nuevos retos.

Por eso consideramos que disponer de presupuesto para compararlo con la realidad es la segunda clave de una gestión económica efectiva.

Cuatro razones para preparar el presupuesto anual

  1. El presupuesto es una herramienta de comunicación. Hay que sentarse con el equipo y/o los socios, fijar objetivos, asignar recursos y hablar de qué vamos a hacer este año. Al final todo el mundo sabe lo que se espera de él y de qué dispone.
  2. El presupuesto evita tensiones durante el año. Se dedica un tiempo a plantear objetivos y es entonces cuando se abre un periodo de discusión para poder consensuar las acciones. Seguro que hay divergencias, pero también tiempo para solucionarlas. Si las diferencias salen durante el año, mientras las cosas se están haciendo se generan tensiones y quizá sea mucho más difícil gestionarlas.
  3. El presupuesto ayuda a gestionar los riesgos. El ejercicio de visualización del futuro propio del presupuesto nos llevará a un resultado de final de ejercicio. Si es negativo, si genera tensiones de tesorería, si no es viable, no pasa nada. Se replantean objetivos y recursos, nos damos cuenta de que lo que queríamos hacer no es posible. Es fácil ver que así evitamos resultados no deseados, visualizándolo antes en el papel (Excel) e impidiendo que lleguen a producirse
  4. El presupuesto hace que las cosas pasen. Actúa como un motor que nos marca el camino a seguir. La comparación mensual entre el objetivo y lo que realmente se está haciendo nos mantiene con los pies en el suelo.

 ¿Cómo tendría que ser el presupuesto para resultar realmente útil?

A- Participativo: socios, equipo directivo, quien participe en la gestión de la empresa tiene que hacer suyos los objetivos y expresar la necesidad de recursos para conseguirlos.

B- Completo: hay que llegar a una cuenta de pérdidas y ganancias de cierre del próximo ejercicio, que llamamos previsional. Así podremos saber si lo que queremos hacer es posible.

C-  Consistente con la realidad: Si decimos que vamos a vender un 20% más tiene que haber un detalle claro de cómo, qué clientes, zonas o productos lo van a generar y su presupuesto de costes asociado: producción, comercial, etc… No hay que ceder a la tentación de poner cifras en un papel desconectándose de la realidad, porque nos estaremos engañando a nosotros mismos.

D-  Comparable con la contabilidad: La función más importante del presupuesto es mantenernos enfocados en el objetivo y facilitarnos las herramientas para corregir las desviaciones, por eso es importante facilitar la comparación fácil con la realidad. Es importante realizar el presupuesto en el mismo formato que la contabilidad real: por cuenta o grupos de cuentas, mensualizado y fácilmente compatible, siendo ideal su incorporación al sistema informático de la organización.

¿Ya tienes tu presupuesto de este año listo? Nos encantaría conocer tu opinión

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para un gestión económica inteligente

El Check list de cierre

Check list de cierre dirección financiera externa

 

Para pasar de una administración no organizada a una capaz de entregar un cierre mensual completo de forma fiable y a tiempo siempre utilizamos un instrumento simple pero muy efectivo: el check list de cierre.

 1.    ¿Qué es el check list de cierre?

Cómo su nombre indica, es una lista de todas las tareas que componen el cierre mensual indicando la fecha en que esperamos tenerla acabada y el nombre de la persona que va a realizarla.

Poner fecha y nombre a las tareas tiene un efecto mágico para que las cosas pasen. Podemos añadir un campo de comentarios si queremos recoger incidencias o propuestas de mejora para próximos cierres.

 2.    ¿Cómo se pone en marcha?

Es importante que las personas que participan se sienten con el responsable de la administración (contable, gerente, director financiero externo) y consensuen el calendario. Es clave que este trabajo sea participativo, ya que la imposición de fechas irrealizables no suele conducir a buenos resultados.

Es un documento dinámico, una vez planteado permanece abierto a nuevas tareas, cambios y mejoras que se incluirán cada mes en la revisión previa a cada cierre mensual.

3.    ¿Qué tareas incluye?

Las principales serían: cierre y contabilización de la facturación propia, recepción y contabilización de facturas de compras y servicios, realizar asientos de nóminas, seguridad social, impuestos, amortizaciones, previsiones de gastos y en general asegurarse de asentar todos los hechos con impacto económico del periodo.

Es muy importante también incluir un tiempo para revisar el resultado obtenido. En contabilidad es básico, una vez acabada la fase de registro, realizar comprobaciones de cuadre y razonabilidad, como asegurarse que los saldos bancarios coinciden con los extractos, y que las cifras siguen la tendencia del negocio. Cualquier importe chocante debe ser revisado antes de entregar a dirección para asegurar la fiabilidad de la información.

4.    ¿Es fácil implantar el check list de cierre?

Al principio todo son resistencias, el equipo contable asegura que es imposible cerrar en 3, 7 o 10 días. No importa qué día digamos, ya que la imposibilidad es absoluta. Lo mejor es convenir un día que no sea muy estresante. Aunque creemos que la primera semana de mes es suficiente, puede consensuarse la tercera para empezar.

Es clave preparar la lista de tareas detalladas con el equipo y recoger todos los comentarios. Seguro que hay problemas no resueltos y que parecen insolubles.

Algunos pueden ser del tipo de que la facturación la cierran en comercial muy tarde y no hay forma de avanzar, los gastos de viaje nos llegan mal, las empresas de transporte no envían las facturas a tiempo, etc…. Es una excelente ocasión para poner orden en el flujo de documentación y tomar medidas para solucionar aspectos de funcionamiento que generan atascos. Hay que hablar con los diferentes responsables y encontrar soluciones. Dar soporte a administración para facilitar la circulación de información económica tiene beneficios inmediatos en la gestión global de la empresa.

Al cabo de poco tiempo el equipo que trabaja alrededor del check list suele convertirlo en su documento más importante, ven las ventajas de ordenar las tareas, de poder explicar y poner en valor su trabajo. A continuación aprecian como tener la contabilidad al día mejora la gestión de tesorería y en general todo el suministro de información a dirección, compañeros, bancos, impuestos. En ese momento se vuelven los mejores defensores del check list de cierre.

¿Y tú? ¿Dispones de check list de cierre? ¿Has intentado implantarlo? ¿Crees que es necesario?

 

El equipo de EFM

 

 

 

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