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CLAVE 6: ¿Pensamos antes de empezar? Un plan de viabilidad por proyecto.


Management accounting

Un hábito muy saludable para que los proyectos tengan éxito, es pensarlos antes de empezar.

Se trata de poner en papel, o mejor en una hoja de cálculo, qué pensamos hacer, ordenarlo sistemáticamente y extraer información que nos permita decidir si es viable. 

Algo viable es algo posible, algo que puede hacerse.

Básicamente porque tenemos suficientes recursos para llevarlo a cabo.

 

¿Por qué necesitamos hacer un plan de viabilidad?

  1.  Para NOSOTROS, para saber si lo que queremos hacer tiene sentido y es posible, para tener una idea aproximada de “dónde nos estamos metiendo”.  Es importante saberlo, muchas veces nos enamoramos de una idea y al trabajarla en detalle nos damos cuenta de lo que implica en recursos, no sólo económicos, sino de dedicación y tiempo.
  2.  Para nuestros socios. Las personas que apuestan con nosotros necesitan saber también dónde queremos ir y conocer el proceso.
  3. Para inversores públicos, privados, bancos, administraciones. Porque una vez decidamos arrancar, para conseguir financiación  tendremos que explicar la idea mil veces, cuanto mejor la conozcamos, mejor lo haremos.

 El plan de viabilidad se hace así imprescindible para saber y para convencer.

Proceso de elaboración de un plan de viabilidad

La Lista

Para conocer en detalle el desarrollo del proyecto para determinar los gastos y las inversiones precisas es necesaria una lista cuantificada de las cosas que hay que hacer. No hay que saber contabilidad para hacer este trabajo. Es imprescindible contar con quién tiene el proyecto en su cabeza y completarlo con información real. Cada paso necesario tiene que valorarse como gasto o inversión y concretar su forma de pago.

La rentabilidad ¿se ganará dinero?

A partir del detalle anterior se preparan las cuentas de pérdidas y ganancias a 3 – 5 años. Para ello hay que calcular ingresos y gastos esperados. Es un proceso similar al que hacemos para hacer el presupuesto anual, pero con mayor proyección en el tiempo.

En la elaboración de un presupuesto de empresa en funcionamiento recomendamos empezar calculando en detalle los ingresos. En el caso del análisis de viabilidad de un proyecto, es más realista empezar por los gastos e inversiones.

Partiendo de la lista que se ha elaborado suele ser habitual preparar un detalle mensual de los gastos a realizar para las primeras etapas, y para los siguientes periodos seguir con estimaciones anuales.

Las inversiones, aquellas compras de bienes que no son para la venta, sino para colaborar en el proceso productivo y está pensando que permanezcan más de un año en la empresa, se convierten en gasto normalmente a través de la amortización contable, que hay que tener en cuenta al realizar las cuentas de resultados previsionales.

Una vez recogidos todos los gastos en la cuenta de pérdidas y ganancias, convenientemente situados en el tiempo, será mucho más claro ver cuando podemos empezar a generar ingresos. Es el momento de hacer una estimación realista de las ventas posibles. ¿A quién se venderá? ¿A qué precio? ¿Qué artículos o servicios?

Este ejercicio detallado es posible que haga aparecer más gastos o inversiones no previstas, o nos haga decidir por iniciar el proceso con un número limitado de referencias. Suele ser recomendable incluir una cifra de imprevistos entre el 15% y el 20% de los gastos totales.

Financiación necesaria ¿cuánto necesito?

La cifra necesaria para invertir nos la dará el presupuesto de tesorería. Lo preparamos en base a las cuentas de pérdidas y ganancias y al plan de inversiones convirtiendo los ítems en cobros y pagos. Al hacerlo, rápidamente aparecerá la tesorería necesaria.

También hay que valorar que todos los pasos estén encadenados, que el proceso planteado tiene sentido y que para pasar a la siguiente etapa contamos con el paso anterior. Esto es especialmente importante en proyectos que requieren reconocimientos legales o administrativos. Si la temporalidad no es correcta el proceso puede fracasar por cualquier retraso.

La relación entre la realidad y el plan de viabilidad

Ningún plan de viabilidad se cumple. Es frecuente preparar excelentes análisis de viabilidad y después olvidarlos en una carpeta histórica del servidor.

Nuestra propuesta es dedicar un tiempo razonable al análisis de viabilidad para que nos sirva de guía durante todo el desarrollo del proyecto. Quizá no haya que dedicar tanto tiempo a cálculos detallados de cada partida, y sí a hacer un seguimiento periódico de la evolución para poder ajustar lo que sea necesario.

La gestión por hitos nos permitirá evaluar el grado de ejecución satisfactoria, corregir las soluciones que no estén funcionando y si es necesario interrumpirlo para evitar pérdidas insostenibles.

¿Qué son los hitos? Son puntos claves que nos ayudan a ver si el proyecto avanza correctamente. Supongamos que fijamos los siguientes:

  • Mes 0: Inversión inicial
  • Mes 6: primeros ingresos
  • Mes 18:  punto muerto
  • Mes 24: segunda inversión

En cada momento se revisa el cumplimiento de las previsiones. Así si en los primeros seis meses no se registran ingresos, o no se llega al punto muerto en 18 meses, los cálculos tienen que ser revisados y –lo más importante- hay que tomar decisiones en consecuencia. Quizá sea el momento de dejar el proyecto sin provocar más pérdidas.

Ser empresario supone asumir riesgos, hacerlo con éxito implica controlar y limitar esos riesgos. El plan de viabilidad es un instrumento excelente para conseguirlo.

Argelia Garcia

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

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