La gestión económica inteligente es aquella que nos da más información con menos esfuerzo. Nos proporciona datos fiables y objetivos sobre la gestión de nuestra empresa que nos permiten tomar decisiones acertadas. La supervivencia y el crecimiento de las empresas dependen siempre de un fino equilibrio entre ingresos y gastos. En definitiva, tenemos beneficios si sabemos conseguir que los ingresos superen a los gastos en cada periodo, siempre y cuando esos ingresos se conviertan en cobros efectivos.
Mantener ese equilibrio requiere siempre, y más en tiempos difíciles, de una constante vigilancia de la evolución de la actividad, pero debemos evitar que la mirada sobre lo que pasa nos impida trabajar para crecer de forma real. Hay que empezar por saber cómo está funcionando la empresa y que sean estas cifras las que nos ayuden a tomar decisiones acertadas.
La base de una buena gestión está en una contabilidad fiable, puntual y útil para la toma de decisiones.
La contabilidad se usa en muchas organizaciones para cumplir con las obligaciones fiscales. Es lo que llamamos la contabilidad de cumplimiento, una tarea obligatoria que, como tal, es importante hacerla bien y de acuerdo con los requerimientos legales. Pero si sólo usamos los números para cumplir con los demás, estaremos perdiendo una información preciosa para gestionar nuestro negocio de forma más eficaz.
¿Lo estamos haciendo bien?
Si somos puntuales con nuestra contabilidad, la cerramos de forma completa cada mes, podremos compararla con nuestros objetivos para el mismo periodo y saber si las cosas están saliendo como deseábamos. Para tener esta información habremos construido con anterioridad un presupuesto, alineado con la estructura de la contabilidad real, calendarizado por meses e introducido en el sistema informático, a ser posible.
A partir de la cuenta de pérdidas y ganancias podemos saber el resultado real de las operaciones del mes, compararlo con las previsiones que apuntamos en el presupuesto y, por último, ver las diferencias entre los objetivos que nos marcamos y lo que realmente ha ocurrido. Es el análisis de las desviaciones, que nos permitirá corregir las tendencias.
Presupuesto de Tesorería
Para completar la información básica a los resultados hay que añadir la situación de la caja, lo que llamamos Presupuesto de Tesorería. La contabilidad completa y al día nos permitirá también construir de forma sencilla una previsión de tesorería.
Prever el futuro de la liquidez de la empresa tiene unos efectos positivos obvios, evitamos las sorpresas desagradables, podemos adecuar cobros y pagos si es necesario, buscar financiación sabiendo cuanto y cuando lo vamos a necesitar, y asegurar, en fin, que siempre se va a disponer de recursos.
Costes, Márgenes y Precios de Ventas
Una buena contabilidad será también la base para saber qué nos cuestan los productos, los servicios, los proyectos o la rentabilidad por cliente.
El dominio de los costes nos ayuda a poner el límite a nuestros precios de ventas, a saber cuándo vamos a poder aceptar ese proyecto ajustado para cubrir gastos o cuando sólo estamos cambiando dinero de manos.
Planificación, procedimientos y soporte informático
Conseguir una contabilidad ordenada, puntual y fiable es un tema de organización y planificación. Nuestro instrumento es el documento check list de cierre donde se recogen detalladas todas las tareas que componen el proceso contable mensual hasta su conversión en información para dirección. La reunión previa de coordinación para enfocar las incidencias del mes y la posterior para evaluar el proceso e introducir mejoras son la clave de la optimización.
Además de trabajar de forma ordenada es clave que los procedimientos de trabajo (flujo de documentación, autorizaciones, archivo) se revisen hasta asegurar su fluidez y estabilidad para todo el equipo implicado. Ahí es importante recordar que no sólo depende de administración, sino de la totalidad de personas que gestionan e impactan de forma económica en la actividad. Muchas veces implica hablar con los profesionales que creen que no les afecta la contabilidad, pero que contratan servicios, entregan presupuestos a los clientes, producen el trabajo que finalmente se vende, van de viaje o cogen un taxi.
La tecnología es nuestra gran aliada, pero debemos tener presente que los ordenadores no funcionan solos, que los datos maestros que se introducen tienen que estar cuidados, seleccionados, que los criterios deben responder a una lógica decidida por el usuario de forma estratégica para conseguir la información relevante que le interesa. Para todo ello necesitamos conocer los objetivos de la organización, el modelo de negocio en profundidad, establecer los mecanismos de recogida de datos clave, comunicarlo adecuadamente al equipo, formándolo para que pueda hacerlo correctamente. Sin olvidar los necesarios mecanismos de revisión y corrección.
Recoger el valor económico de las actividades diarias de la empresa de forma ordenada y completa nos ayudará a saber cómo gestionamos. El objetivo es tener información relevante para dirección, fácil de interpretar y manejar que de forma sistemática dé luz sobre el resultado empresarial y facilite la toma de decisiones acertadas.
