Dentro de la ya famosa Ley de apoyo a los emprendedores se incluye la nueva regulación del IVA de caja, que se ha incluido en el Reglamento del IVA.

1. ¿Qué es el criterio de caja?

El criterio de caja significa que la obligación de declarar el IVA e ingresarlo en Hacienda nace cuando se ha cobrado o pagado y no cuando se factura como hasta ahora.

Tengamos en cuenta que es un sistema que opera en los dos sentidos: se declara el repercutido cuando se cobra, y en la misma línea se podrá deducir el IVA de las facturas recibidas sólo cuando se haya pagado.

2.  ¿Quién podrá usar el criterio de caja?

Podrá aplicar el sistema de IVA de caja quién facture menos de 2 millones de Euros (límite impuesto por la normativa comunitaria al sistema de “criterio de caja doble”)

No podrá aplicarlo quién tenga más de 100.000 € de operaciones en efectivo con un mismo sujeto pasivo en un mismo ejercicio.

Se aplicará en todas las operaciones del sujeto pasivo en territorio nacional. Se excluyen por tanto las entregas intracomunitarias.

Deberá elegirse expresamente y renunciarse también expresamente dentro de los plazos legales.

 3. ¿Afecta a todas las empresas?

Sí. Todas las empresas tendrán que fijarse en si sus proveedores envían las facturas con la mención “régimen especial de criterio de caja”. Si es así, deberán cumplir con las obligaciones de registro que marca la legislación.

 4. Obligaciones de registro

Los que hayan optado por el régimen de caja y los que tengan proveedores en ese régimen tendrán que registrar en su contabilidad e incluir en el registro de IVA:

–       Fecha de cobro o pago

–       Importe de cada cobro o pago

–       Detallarlo para cada cobro o pago de una misma factura

–       Incluir el número de cuenta corriente o medio de cobro o pago utilizado

–       Conservar la documentación acreditativa del cobro/pago

5. ¿Será fácil cumplir con las obligaciones de registro?

Estas obligaciones no están previstas en la gran mayoría de software que hay en el mercado. Supone que los que se acogen al sistema de caja deben adaptar sus sistemas informáticos para poder registrar una información que hasta ahora no era relevante,  ya que en nuestro entorno nunca ha sido utilizado de forma contable el criterio de caja.

Si la empresa tiene un proveedor informático que facilita soluciones a las novedades legislativas de forma habitual, normalmente aquellos a los que se paga una cuota de mantenimiento, entonces seguro que está ya trabajando para facilitar una solución que se adapte a las nuevas obligaciones.

Si la empresa tiene un soft a medida, o no está suscrito a mantenimiento, se encontrará con serias dificultades para preparar el registro obligatorio, y también para presentar sus impuestos de forma automática. Tendrá que valorar si le conviene asumir el coste de los cambios informáticos o la mayor carga de trabajo que supondrá a la administración cumplir con la normativa, comparado con el beneficio de diferir el devengo del IVA al momento del cobro.

Aquellos que tienen la contabilidad externalizada tienen mayor probabilidad de poder aplicar fácilmente el criterio, ya que con bastante seguridad el proveedor contará con una solución informática que se actualiza.

 6. ¿Y las obligaciones de los que no han elegido el sistema, pero tienen proveedores que se han acogido?

Bien, estos son los más perjudicados, ya que deberán ajustar sus sistemas informáticos sin tener ningún beneficio. Curiosamente las grandes y medianas empresas disponen de sistemas de solera internacional que muchas veces no se actualizan automáticamente sino que requieren desarrollo (el “parche” local) y por tanto más costes.

El rumor que corre por la red es que las empresas que habitualmente ejercen poder sobre sus proveedores, incluirán dentro de sus criterios que el proveedor no esté sujeto al régimen especial del criterio de caja. Veremos en unos meses que ocurre realmente.

 7. ¿Entonces me acojo o no al criterio de caja?

Hay que valorarlo en función de la relación coste/beneficio. Si se cobra tarde y realmente el efecto del IVA que se adelanta compensa los costes de los cambios informáticos y/o costes administrativos, entonces vale la pena acogerse.

Si hay dudas, entonces lo mejor es esperar un tiempo a ver cómo evoluciona la gestión en la práctica. Es muy probable que el registro de la fecha de cobro y pago se vaya introduciendo en todos los programas informáticos de forma estándar y el uso se generalice, de forma que sea fácil utilizarlo.

Adicionalmente hay un efecto a tener en cuenta de cara a la negociación bancaria. Uno de los documentos que los bancos piden sin excepción para seguir  la evolución de la facturación de la empresa son las declaraciones de IVA. Si se sigue el criterio de caja, el efecto inmediato en la mayoría de los casos es que la facturación que se muestra en los formularios de IVA baja, y eso puede complicar las negociaciones para conseguir financiación.

Argelia Garcia

Socia EFM