Relax, vacaciones con todo bajo control
Julio es un mes de reuniones de cierre de semestre, durante todo el año nuestras empresas clientes han trabajado su cierre mensual, implementado las mejoras necesarias y en julio podemos empezar a ver ya como irá el año.
Empezamos la primera semana con los más madrugadores, los que necesitan ver cuanto antes como han ido las cosas durante el último mes, reconozco que yo como usuaria de Smart Accounting, soy la primera que quiero ver mi cuenta analítica.
¿Qué documentación analizamos en la reunión de cierre?
La documentación básica que solemos analizar en las empresas cada mes es sencilla:
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- Análisis de desviaciones con Presupuesto
- Estimación de cierre de año (Forecast)
- Previsión de tesorería a corto – medio plazo
- Análisis de antigüedad de saldos de clientes (ageing list)
- Cuenta de resultados analítica, por proyectos, clientes o puntos de venta
- Balance de situación
Puede haber diferentes variaciones según la empresa, el sector o el tipo de negocio y podemos así incluir otros indicadores de gestión que añadan información clave para la toma de decisiones en función de los objetivos de cada organización.
En cualquier caso revisamos cada mes cómo ha funcionado el negocio, cual ha sido la evolución respecto de presupuesto, analizamos las desviaciones y proponemos las medidas correctoras necesarias que permiten cambiar la tendencia y mantener la rentabilidad.
A través del uso del Forecast visualizamos las cifras de cierre del año a través de la composición que la realidad, el presupuesto y las nuevas informaciones nos ofrecen, así empezamos a vislumbrar cómo puede ir este ejercicio y estamos a tiempo para tomar medidas correctoras si es necesario.
Dedicamos un poco de tiempo, realmente poco si todo es positivo, a la situación de la tesorería, en un mes como julio nos gusta ver que la tesorería es suficiente hasta llegar a octubre y que las posibles incidencias por el periodo veraniego están bien solucionadas. Si detectamos alguna posible tensión, tomamos las medidas de financiación necesarias para que todos podamos irnos de vacaciones tranquilos.
Siempre conviene dedicar un tiempo a analizar cómo cobramos de los clientes, ya que son la mejor financiación que existe y un buen listado de antigüedad de saldos de clientes nos ayudará a ver cómo tenemos el cobro global.
El análisis más detallado de la rentabilidad por proyectos, clientes o puntos de venta nos ayuda a adoptar medidas en muchos casos comerciales, aunque también de racionalización de costes.
Intentamos dedicar un tiempo a la reflexión sobre las masas del balance para asegurar que se mantiene un buen equilibrio financiero y siempre surge algún concepto que va bien comentar juntos.
Las reuniones de cierre mensuales son vitales para una gestión óptima del negocio y el mejor foro para renovar los objetivos estratégicos mes a mes.
Las reuniones de julio son especiales, un buen cierre de semestre, con confirmación de resultados esperados y tranquilidad en tesorería son la antesala de unas merecidas vacaciones, son sesiones alegres donde todo el mundo está feliz y vislumbra los días al aire libre, de sol, playa, montaña o viajes. Incluso cuando las perspectivas no han sido las esperadas, la tranquilidad de conocer bien la situación y disponer de seis meses para redirigir la actividad suele infundir confianza en las propias capacidades.
Pero no todo son plácidas reuniones de cierre dentro de un sistema de gestión económica inteligente, también nos llegan por primera vez empresas que ni siquiera disponen todavía de un cierre definitivo del año anterior, que han visto escasos números del año en curso y que no tienen presupuesto, previsión de tesorería, ni previsión de cierre. Suelen acumular incertidumbre y estar muy cansados por los efectos de la falta de información completa, fiable y a tiempo.
En esos casos nos toca aplicar medidas de urgencia que permitan reconducir la incertidumbre y estabilizar la situación para que puedan disfrutar cuanto antes de los datos básicos para tomar decisiones de negocio. Eso suele llevarnos entre 8 y 12 semanas, solemos actuar tan rápido como podemos porque la información fiable es imprescindible para tomar decisiones correctas, y saber que nuestras decisiones son las óptimas es imprescindible para concedernos un periodo de relax.
¿Y tú, eres de los que asistes a plácidas reuniones de cierre pensando en las vacaciones o de los que sufre la falta de información?
Argelia García
Socia EFM
Autora de Tres Preguntas para una Gestión Económica Inteligente
Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente
