Cambiar el soft y no morir en el intento

Planificación  implantación informática

Conozco una empresa a la que hace unos cuantos años se le incendió la nave, tuvo la suerte de que le dio tiempo a sacar el servidor  de las instalaciones. Al día siguiente, sin oficinas, ni almacén, ni mercancías, desde una casa particular  seguían trabajando. Contaban con la base de datos de clientes y proveedores, con toda la información necesaria para vender, facturar, cobrar, preparar y comprar.

En la mayoría de las empresas, grandes y pequeñas, el  software  es una parte importante del negocio, tiene el conocimiento clave de ventas, compras,  la información económica y legal. Si el software es un programa de gestión integral de negocio, un ERP, (sistema de Planificación de Recursos Empresariales, en inglés Enterprise Resource Planning),  además se convierte en parte del aparato circulatorio de la organización, ya que en él se apoya la operativa diaria de la empresa, impulsando los procesos clave de gestión.

Cambiar de software, migrar a una versión superior o implantar un nuevo programa es quizá uno de los momentos más  importantes a los que se enfrenta una empresa. Gestionar bien el proceso  puede tener un impacto relevante en la organización, si todo el equipo está concentrado en los cambios internos, si no se puede atender a los clientes en algún momento, los sistemas de cobros dejan de funcionar o la información de clientes no puede ser consultada, hay que hacer horas adicionales para presentar los impuestos o cumplir una obligación legal, o cualquier otra incidencia en procesos claves, seguro que las ventas se ven afectadas, los gastos se incrementan y  disminuye el flujo de caja. Sin olvidarnos del coste oculto que supone la desmotivación de las personas implicadas.

Pero todo esos efectos pueden controlarse si la dirección gestiona el cambio como un proyecto clave y se siguen algunos sencillos pasos que aligeren la tensión del momento.

  1. ¿Qué vamos a cambiar?

Es importante hacer un análisis funcional previo, conocer las necesidades de la organización, aquellos puntos que quiere mejorar y ver si va a ser posible solucionarlo con el cambio o no, y cómo.

  1. ¿Cuáles son los procesos clave que tienen que funcionar sin interrupciones?

Normalmente será vender, facturar, cobrar, efectuar pagos clave y cumplir obligaciones legales, pero cada empresa tiene que determinarlo, puede haber procesos productivos afectados que deben asegurarse: cadenas de frio programadas, asignación de rutas, atención de averías y muchos otros. Para ello es importante organizar un pequeño equipo transversal que cuente con el área comercial, de operaciones y financiera.

  1. Preparar la lista de tareas

Cuando sabemos qué vamos a hacer y cuáles son los procesos clave que deben funcionar en todo momento, podemos elaborar la planificación detallada de las acciones de cambio, asignarla a diferentes personas del equipo y secuenciarlas en el tiempo, ya que será normal que unas dependan de otras.

Entre las tareas hay que prever tiempo de pruebas en el entorno adecuado, preparación y revisión de ficheros maestros de clientes, proveedores y artículos, verificación del funcionamiento de los procesos de facturación y cobro, presentación de impuestos, etc.. Será importante también analizar cómo vamos a traspasar los datos en caso de migración, podrá ser de forma histórica incluyendo la historia de movimientos de almacén, el CRM (Customer relationship management) completo o las partidas abiertas de contabilidad. Cada uno de esos puntos tendrá que ser analizado y valorado para incluir las tareas apropiadas en nuestra lista de planificación.

  1. Fijar el calendario del proyecto

Es el momento de establecer el  calendario ajustado que sitúe las tareas de forma sucesiva y que considere  las circunstancias clave como temporada alta de venta, periodos de vacaciones, épocas de presentación de impuestos, etc… La idea es buscar el momento óptimo, aquel en que la organización sufra menos interferencias y pueda focalizarse en este proyecto.

  1. Formación

El mejor sistema del mundo no funcionará si las personas no saben cómo hacerlo. Prever un tiempo de formación inicial previo al arranque de operaciones es muy importante para que los usuarios sepan que van a encontrarse y sean capaces de resolver rápidamente las incidencias que se presentarán.

  1. Arranque

El punto más importante es el momento exacto de inicio de operaciones en el nuevo sistema. Es clave asegurar las cargas iniciales, verificar su integridad para tener evidencia de que todo lo que queríamos incluir en el nuevo sistema ha llegado correctamente, es un momento crítico que si no se aprovecha, después suele dar muchos problemas de reconstrucción.

Al momento inicial suelen seguir unos días llenos de novedades en los que va bien prever un soporte ágil para solucionar incidencias. Es muy recomendable intentar aflorar aquellos puntos que no funcionen correctamente cuanto antes para solucionarlos y evitar que se cronifiquen.

 

La situación ideal es disponer de un responsable del proyecto, interno o externo,  que gestione la planificación, recoja las incidencias, y coordine el trabajo del equipo interno con el equipo informático.

Si se planifica, si se trabaja en equipo con una cierta organización, el proceso de implantar un nuevo soft puede ser ilusionante y positivo, generar además de los resultados deseados nuevas relaciones transversales en el equipo de la empresa y una profunda satisfacción que compense el esfuerzo inevitable que el cambio siempre supone.

 

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

La Reforma Fiscal: una introducción

La Reforma Fiscal

El pasado 18 de noviembre asistimos a una sesión completa con los autores materiales de la Reforma Fiscal organizada por Wolters Kluwer.

Escuchamos en directo al Director General de Tributos, y a los subdirectores de Tributos, impuestos sobre las Personas Jurídicas, sobre el Consumo y sobre la Renta de las Personas Físicas.

Fue una oportunidad única de conocer a los “cocineros”,  y ayudó a entender porque la fiscalidad es tan complicada en nuestro país

El fundamento de la actual reforma estaría en la necesidad de dar estabilidad a un sistema fiscal que ha sido modificado a golpe de decreto durante los últimos años, y que precisaba una revisión completa de la normativa. Así los equipos de trabajo han revisado artículo por artículo la normativa de IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades y la Ley General Tributaria. Con fecha 1 de enero entrarán en vigor las modificaciones de los tres primeros impuestos, mientras que se seguirá trabajando en la Ley General Tributaria durante 2015.

El alcance se limita a los tributos estatales, no afecta a los locales ni a los cedidos a las Comunidades Autónomas, que irían ligados a una reforma del sistema de financiación.

El impacto económico supone una rebaja tributaria que se contabiliza en 9.000 millones de euros en dos fases entre 2015 y 2016.

Así el tipo máximo del IRPF baja del 52% al 46% y Sociedades al 28% (2015) y 25% (2016), dónde desaparece la distinción en tipos para las pymes. La situación actual suponía que el premio al crecimiento era tributar más y eso es contrario al objetivo macroeconómico de tener más empresas de mayor tamaño, como factor clave de competitividad. A cambio se crean otras posibilidades de reducir la cuota a través de la reserva de liberación y la de nivelación.

En la tributación personal se aprecia otro de los ejes de la reforma: un componente social de apoyo a las familias. Se incrementan los mínimos familiares y se crean incentivos en forma de impuestos negativos: deducción madres trabajadoras, ascendientes y descendientes incapacitados y familias numerosas. Estos llamados impuestos negativos está previsto que puedan cobrarse por adelantado mensualmente.

El componente social se localiza también en la regulación del mecenazgo, no ya para los donatarios, que cuentan ya con un régimen fiscal atractivo, sino para los donantes en IRPF y Sociedades

Otra de claves de la reforma es el fomento del ahorro, reordenando los sistemas previstos en el marco de un objetivo de neutralidad. Se reducen los tipos de gravamen sobre el ahorro y sus retenciones. Se mantiene el esquema de tributación de los planes de pensiones, si bien se reduce el límite de la aportación anual a 8.000 €, ya que la aportación media es de 1.500 €. Y se abren más ventanas de liquidez, incluso sólo por el transcurso de 10 años.

Se mantiene la exención de la venta de vivienda habitual de los mayores hasta 240.000 € y se amplía a otros bienes, siempre que se mantenga una renta vitalicia.

Se bonifican los planes de ahorro a largo plazo con el límite de 5.000 € anuales durante 5 años.

Se elimina la deducción de la tributación de los primeros 1.500 € de dividendos en base a la idea de neutralidad de los diferentes tipos de ahorro, que también acaba con los coeficientes de corrección monetaria y los de abatimiento.

La reforma quiere fomentar la capitalización de las empresas que ya inició con la limitación de la deducción de los gastos financieros.

La ampliación de fondos propios producirá reducción del tipo impositivo, requiriendo la creación de la correspondiente reserva de capitalización.

Existe también un principio de estabilidad en la recaudación que ha producido cambios en la deducibilidad de varios conceptos, como los deterioros, que ya no será aplicable para los activos fijos hasta su realización. Sólo existencias y créditos son partidas que podrán generar deterioros deducibles.

La compensación de bases imponibles negativas a partir de 2016 y por encima del millón de euros se limitará la compensación a un porcentaje anual (70% – 60%), si bien desaparece el límite temporal de 15 años.

Las pymes podrán constituir una reserva cada año del 10% de la base imponible en previsión de bases imponibles negativas en los próximos  años, al cabo de ese tiempo, sino se han producido las pérdidas, tendrán que pagar ese impuesto, sin ningún recargo. Opera de hecho como un diferimiento de ese 10% del impuesto 5 años.

Se modifica la regulación sobre repatriación de dividendos y tratamiento de la doble imposición que pasa a tener la condición de deducción.

Una de las críticas que más ha recibido nuestro sistema fiscal es el de la inseguridad jurídica que produce en numerosos ámbitos al emitirse resoluciones contradictorias en la interpretación de la norma, así se ha intentado aclarar las dudas manifiestas y famosas del sistema tributario. La seguridad jurídica ha llevado a revisar la relación socio – sociedad con reglas claras para lo que sean rendimientos de trabajo o actividades económicas y en especial se establece que la retribución de los administradores como tales o por su trabajo no es una liberalidad y por tanto es claramente un gasto deducible.

Se considerará rendimientos de actividades económicas los de los socios que presten sus servicios profesionales en empresas cuya actividad se encuadre en la Sección Segunda de las Tarifas del Impuesto sobre Actividades Económicas. Así, estos socios pasarán a darse de alta en el censo, facturar y presentar declaraciones trimestrales.

La retención de los autónomos con carácter general pasará del 21% al 19% en 2015 y al 18% en 2016.

De igual forma se fija un límite para la comprobación de las bases imponibles negativas, que en la actualidad permiten tener abiertos a inspección de facto hasta 19 años. La reforma fija un plazo máximo de 10 años para la prescripción de la comprobación de bases imponibles negativas. Una vez transcurridos los 10 años, su aplicación no permitirá la apertura a revisión, sólo habrá que acreditar la declaración con el modelo del impuesto.

Se establecen también plazos máximos generales para la duración de una inspección.

La lucha contra el fraude se presenta como otro de los pilares de la reforma. Se centra en la estimación objetiva, que hoy llega a una facturación de 450.000 € y se reduce a 150.000 siempre que el 50% de la facturación se realice a particulares.  Agricultura se quedara en 250.000. Entra en vigor en 2016.

Para evitar la mejor posición que tenían los acusados de delito fiscal respecto a los que eran sancionados en sede administrativa, se arbitra la liquidación tributaria en todos los casos antes de acudir a los tribunales.

Como resultado de la implantación de acuerdos internacionales para evitar la tributación en lugares distintos de donde se produce la actividad se amplían los supuestos de inversión del sujeto pasivo para reducir el volumen de deducción y petición de devoluciones.

Especialmente relevante y visible será el cambio de tipo de IVA aplicable en las transacciones internacionales a través de internet dónde regirá de forma general el del país del destinatario y no el de origen como hasta ahora. Skype ya lo presenta a sus clientes

Los cambios como consecuencia de la simplificación también son numerosos, así se reduce el número de coeficientes de amortización de tablas, se mantienen todos los sistemas, pero se pasa de 600 a 33 coeficientes. Se simplifican los tramos del IRPF. Se establece vinculación cuando existe un 25% mínimo y por operaciones de más de 250.000 € por sujeto pasivo y año. Y se incluirá el IVA de importación en el 303. Todo ello sin olvidar las modificaciones en los tipos de retención derivadas del cambio generalizado de tipos impositivos en Sociedades e IRPF.

Todos estos cambios son solo una parte y lo que intentamos transmitir en la necesidad de revisar los requerimientos fiscales que estemos atendiendo porque es muy posible que sufran variaciones en 2015 y 2016.

En el turno de preguntas supimos que a pesar de los principios comentados y de la profundidad de la reforma ni la tributación de las energías renovables ni de las SICAV ha sufrido ninguna modificación.

Todos los que nos movemos en un entorno empresarial, aunque no seamos fiscalistas nos vemos afectados por esta reforma, que si bien no supone una revolución en la estructura de la fiscalidad española, sí implica grandes y generalizados cambios en la normativa vigente, que nos va a obligar a estudiar a fondo todas las cuestiones que nos afecten durante los próximos meses.

Para saber más, cada uno a su aire, contamos con:

Una recomendación del Director General de Tributos: empezar a leer los textos por el final, por la disposición transitoria, ya que se establecen distintas soluciones para todas las circunstancias que se van a producir.

Un post un poco pesado, la materia no deja mucho margen 🙂

El equipo de EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

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