Ene
30

Disponer siempre de financiación

Director Financiero Externo
El próximo 4 de febrero Miquel Carrió, socio de EFM y Director de Operaciones, nos explicará qué estrategias seguir para disponer siempre de financiación.

En el seno de la sesión de Café Networking de Bonatti, Berja y asociados, Miquel Carrió expondrá una de las claves de la filosofía de EFM para asegurar la supervivencia y crecimiento de las empresas. No se trata de conseguir financiación a golpe de necesidad, sino de preparar la gestión financiera para asegurar que la organización siempre dispone de los recursos que necesita.

La actividad es gratuita, pero las plazas son muy limitadas, es imprescindible reservar. Más información y reservas aquí

EFM comunicación

 

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente

 

 

Ene
19

El Check list de cierre

Check list de cierre dirección financiera externa

 

Para pasar de una administración no organizada a una capaz de entregar un cierre mensual completo de forma fiable y a tiempo siempre utilizamos un instrumento simple pero muy efectivo: el check list de cierre.

 1.    ¿Qué es el check list de cierre?

Cómo su nombre indica, es una lista de todas las tareas que componen el cierre mensual indicando la fecha en que esperamos tenerla acabada y el nombre de la persona que va a realizarla.

Poner fecha y nombre a las tareas tiene un efecto mágico para que las cosas pasen. Podemos añadir un campo de comentarios si queremos recoger incidencias o propuestas de mejora para próximos cierres.

 2.    ¿Cómo se pone en marcha?

Es importante que las personas que participan se sienten con el responsable de la administración (contable, gerente, director financiero externo) y consensuen el calendario. Es clave que este trabajo sea participativo, ya que la imposición de fechas irrealizables no suele conducir a buenos resultados.

Es un documento dinámico, una vez planteado permanece abierto a nuevas tareas, cambios y mejoras que se incluirán cada mes en la revisión previa a cada cierre mensual.

3.    ¿Qué tareas incluye?

Las principales serían: cierre y contabilización de la facturación propia, recepción y contabilización de facturas de compras y servicios, realizar asientos de nóminas, seguridad social, impuestos, amortizaciones, previsiones de gastos y en general asegurarse de asentar todos los hechos con impacto económico del periodo.

Es muy importante también incluir un tiempo para revisar el resultado obtenido. En contabilidad es básico, una vez acabada la fase de registro, realizar comprobaciones de cuadre y razonabilidad, como asegurarse que los saldos bancarios coinciden con los extractos, y que las cifras siguen la tendencia del negocio. Cualquier importe chocante debe ser revisado antes de entregar a dirección para asegurar la fiabilidad de la información.

4.    ¿Es fácil implantar el check list de cierre?

Al principio todo son resistencias, el equipo contable asegura que es imposible cerrar en 3, 7 o 10 días. No importa qué día digamos, ya que la imposibilidad es absoluta. Lo mejor es convenir un día que no sea muy estresante. Aunque creemos que la primera semana de mes es suficiente, puede consensuarse la tercera para empezar.

Es clave preparar la lista de tareas detalladas con el equipo y recoger todos los comentarios. Seguro que hay problemas no resueltos y que parecen insolubles.

Algunos pueden ser del tipo de que la facturación la cierran en comercial muy tarde y no hay forma de avanzar, los gastos de viaje nos llegan mal, las empresas de transporte no envían las facturas a tiempo, etc…. Es una excelente ocasión para poner orden en el flujo de documentación y tomar medidas para solucionar aspectos de funcionamiento que generan atascos. Hay que hablar con los diferentes responsables y encontrar soluciones. Dar soporte a administración para facilitar la circulación de información económica tiene beneficios inmediatos en la gestión global de la empresa.

Al cabo de poco tiempo el equipo que trabaja alrededor del check list suele convertirlo en su documento más importante, ven las ventajas de ordenar las tareas, de poder explicar y poner en valor su trabajo. A continuación aprecian como tener la contabilidad al día mejora la gestión de tesorería y en general todo el suministro de información a dirección, compañeros, bancos, impuestos. En ese momento se vuelven los mejores defensores del check list de cierre.

¿Y tú? ¿Dispones de check list de cierre? ¿Has intentado implantarlo? ¿Crees que es necesario?

 

El equipo de EFM

 

 

 

Ene
12

SEPA BÁSICO

Zona SEPA

Últimamente oímos hablar de SEPA y cambio de normas bancarias. Vamos a intentar resumir aquí los datos más importantes a tener en cuenta para gestionar el cambio que ya se nos echa encima.

1. ¿Qué es SEPA?

SEPA son las siglas en inglés del Zona Única de Pagos en Euros, Single Euro Payments Area.

Se trata de regular una normativa única para todos los países que se integran en la zona única de pagos. Toda la normativa bancaria en España esta definida por detallados formatos establecidos  por el Banco de España, desde el número de cuenta al formato de los extractos, pasando por los recibos al cobro y el descuento bancario. Todas esas formas de hacer las cosas desaparecen y llegan nuevos formatos.

2. Impacto inmediato

Si todos vamos a funcionar de la misma manera quiere decir que tenemos que cambiar los números de cuenta que usamos ahora por un nuevo código, al que han llamado  IBAN. Ya habrás visto cómo tu número de cuenta se convierte ahora en un código más largo que incorpora el indicativo de país (ES) más un dígito de control y tu número de cuenta corriente anterior (CCC), total 24 dígitos en lugar de 20.

A partir de 1 de febrero toda la información bancaria deberá llevar un código IBAN en lugar del número de cuenta. Si operas desde la página web del banco, todos están preparados para convertir las antiguas cuentas corrientes en IBAN.

Si gestionabas las transferencias desde tu programa informático, tu proveedor se encargará de facilitar la conversión, siempre que estés cubierto por la cuota de mantenimiento. Puede ser que no lo tenga a tiempo o que tengas que abonarlo aparte, tendrías que verificar que el sistema funciona a partir de 1 de febrero.

Ventaja: las transferencias en la zona SEPA serán tratadas como nacionales y tendrán el mismo coste, que en muchos casos es cero.

Los recibos al cobro que utilizaban la Norma 19, muy frecuente en cuotas, desaparecen a nivel empresarial, pasando a tomar un nuevo formato SEPA, que exige diferentes ficheros y documentos expresos de aprobación. La realidad es que las entidades bancarias han ido sustituyendo la Norma 19 por Norma 58 al cobro en los últimos meses. Si ese es tu caso no tienes que correr, pero si leer el siguiente apartado.

3. De las normas de los estados a las normas SEPA

La famosa Norma 58 usada para el descuento bancario (anticipos de créditos comerciales)  tiene fecha de caducidad: 1 de febrero de 2016.  Mientras tanto y para evitar un previsible caos en la gestión de cobros de las pequeñas empresas se ha introducido la gestión a través de la N58 al cobro.

Las nuevas formas de cobro distinguen entre las que tienen la posibilidad de devolución en 8 semanas (Core) y las que no la tienen (B2B). En ambos casos es imprescindible contar con la autorización expresa del deudor. El formato del documento de autorización, que recibe el nombre de mandato es estándar para toda la zona SEPA en los diferentes idiomas.

Es muy recomendable ir migrando a instrumentos de gestión de cobro SEPA paulatinamente para evitar encontrarse con líneas antiguas que ya no sirven y sin nuevos instrumentos de cobro.

Creemos también que el uso habitual que se hace en España del descuento comercial, y que no es tan frecuente en Europa, se verá afectado. Recomendamos ampliar el pool a otros instrumentos que permitan obtener financiación de circulante como sería la financiación de importaciones y exportaciones, los préstamos a corto plazo o las pólizas de crédito, siempre de una forma equilibrada y proporcional al volumen de negocio. Nuestra propuesta sería incluir en las negociaciones bancarias del año que empieza y para el próximo un enfoque hacia los nuevos productos SEPA.

La mayoría de entidades bancarias tienen información sobre el cambio, la del Banco de Sabadell incluye un vídeo muy completo y la de ING resulta muy clara.

En los últimos días la Comisión Europea ha propuesto alargar el periodo transitorio inicial de SEPA hasta agosto de 2014. En cualquier caso hay que revisar cómo están nuestros medios de cobro y pago e irse adaptando sin prisas pero sin pausas.

Esperamos que el post te haya sido útil.

El equipo de EFM

Ene
07

Clave 1: el cierre contable mensual

Foto Clave 1

El requisito básico para tener una gestión económica que nos sirva para tomar decisiones es llevar la contabilidad al día. Pero solo con tenerla no conseguimos extraer información. Es imprescindible obtener un cierre contable que nos permita conocer el resultado de nuestra actividad.

Por eso entendemos que la primera clave para tener una gestión económica inteligente es disponer de un cierre contable mensual.

1. ¿Por qué necesitamos un cierre contable mensual?

El cierre contable nos introduce en una metodología que permite conocer mejor la evolución de nuestro negocio. Si te fijas en el ejemplo gráfico, verás fácilmente el resultado y su composición. Al hacerlo cada mes será difícil que una evolución negativa nos coja de sorpresa.

2. ¿Qué es exactamente un cierre contable mensual?

En el proceso de cierre mensual se recogen la totalidad de las operaciones del mes. Las ventas con sus gastos correspondientes, las nóminas, la amortización, la variación de stock. Se realiza un proceso contable que permite tener una idea muy fiable del resultado del periodo. Tanto si tienes un contable en tu empresa o un servicio de contabilidad externalizada, el cierre mensual te asegura que las cosas están al día. El documento básico para analizar el cierre es la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias, como la que puedes ver en el ejemplo.

3. ¿Y qué hago cuando lo tengo?

Lo miras y preguntas. Si no tienes formación económica al principio te costará un poco familiarizarte con los conceptos técnicos, pero si lo revisas cada mes y planteas cuestiones pronto tendrás el conocimiento suficiente para entender las números. Un truco, los profesionales miramos la cuenta de resultados empezando por el final, primero miramos el resultado, si hay beneficio o pérdida. Cuando lo sabemos, subimos y analizamos el comportamiento de las ventas, para ya seguir con los gastos y las desviaciones.

Es muy útil disponer de una cifra para comparar, como puede ser el presupuesto. Si te fijas en el ejemplo, el resultado parece bueno, pero cuando lo comparas con presupuesto observas que es inferior al esperado. ¿Qué ha pasado? Las ventas también son más pequeñas y en cambio los gastos de servicios exteriores  más altos de lo esperado. Ya puedes empezar a analizar el detalle de la cifra de ingresos  y las facturas de terceros para evitar que el resultado siga bajando.  El objetivo es siempre poder tomar decisiones a tiempo gracias a una buena información.

4. Mi empresa es muy pequeña ¿vale la pena?

El cierre mensual es un hábito en todas las medianas y grandes empresas y quizá por eso las pequeñas piensen que no es para ellas. Pero en mi opinión es tan o más necesario. Una pequeña empresa es mucho más frágil, la distancia entre el éxito y el fracaso depende de unas pocas decisiones, contratar una persona más o menos, comprar tal o cual cantidad, es vital controlar muy bien los números para evitar embarcarse en gastos que produzcan pérdidas y acaben afectando a la tesorería. Esto es especialmente importante cuando se experimenta un ciclo de crecimiento, como abrir un nuevo punto de venta o una nueva actividad. Es clave seguir de cerca la evolución

5. ¿Cómo obtengo un cierre contable cada mes?

Lo mejor es instalar un buen check list de cierre para asegurar que toda la documentación llega puntualmente a quien se encargue de la contabilidad y establecer un calendario claro de fechas que marque el ritmo de trabajo. Implantar el hábito de analizarlo y darle la importancia que el corresponde como indicador del negocio hará el resto.

Argelia García

Socia

 

 

 

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