Ene
19

El Check list de cierre

Check list de cierre dirección financiera externa

 

Para pasar de una administración no organizada a una capaz de entregar un cierre mensual completo de forma fiable y a tiempo siempre utilizamos un instrumento simple pero muy efectivo: el check list de cierre.

 1.    ¿Qué es el check list de cierre?

Cómo su nombre indica, es una lista de todas las tareas que componen el cierre mensual indicando la fecha en que esperamos tenerla acabada y el nombre de la persona que va a realizarla.

Poner fecha y nombre a las tareas tiene un efecto mágico para que las cosas pasen. Podemos añadir un campo de comentarios si queremos recoger incidencias o propuestas de mejora para próximos cierres.

 2.    ¿Cómo se pone en marcha?

Es importante que las personas que participan se sienten con el responsable de la administración (contable, gerente, director financiero externo) y consensuen el calendario. Es clave que este trabajo sea participativo, ya que la imposición de fechas irrealizables no suele conducir a buenos resultados.

Es un documento dinámico, una vez planteado permanece abierto a nuevas tareas, cambios y mejoras que se incluirán cada mes en la revisión previa a cada cierre mensual.

3.    ¿Qué tareas incluye?

Las principales serían: cierre y contabilización de la facturación propia, recepción y contabilización de facturas de compras y servicios, realizar asientos de nóminas, seguridad social, impuestos, amortizaciones, previsiones de gastos y en general asegurarse de asentar todos los hechos con impacto económico del periodo.

Es muy importante también incluir un tiempo para revisar el resultado obtenido. En contabilidad es básico, una vez acabada la fase de registro, realizar comprobaciones de cuadre y razonabilidad, como asegurarse que los saldos bancarios coinciden con los extractos, y que las cifras siguen la tendencia del negocio. Cualquier importe chocante debe ser revisado antes de entregar a dirección para asegurar la fiabilidad de la información.

4.    ¿Es fácil implantar el check list de cierre?

Al principio todo son resistencias, el equipo contable asegura que es imposible cerrar en 3, 7 o 10 días. No importa qué día digamos, ya que la imposibilidad es absoluta. Lo mejor es convenir un día que no sea muy estresante. Aunque creemos que la primera semana de mes es suficiente, puede consensuarse la tercera para empezar.

Es clave preparar la lista de tareas detalladas con el equipo y recoger todos los comentarios. Seguro que hay problemas no resueltos y que parecen insolubles.

Algunos pueden ser del tipo de que la facturación la cierran en comercial muy tarde y no hay forma de avanzar, los gastos de viaje nos llegan mal, las empresas de transporte no envían las facturas a tiempo, etc…. Es una excelente ocasión para poner orden en el flujo de documentación y tomar medidas para solucionar aspectos de funcionamiento que generan atascos. Hay que hablar con los diferentes responsables y encontrar soluciones. Dar soporte a administración para facilitar la circulación de información económica tiene beneficios inmediatos en la gestión global de la empresa.

Al cabo de poco tiempo el equipo que trabaja alrededor del check list suele convertirlo en su documento más importante, ven las ventajas de ordenar las tareas, de poder explicar y poner en valor su trabajo. A continuación aprecian como tener la contabilidad al día mejora la gestión de tesorería y en general todo el suministro de información a dirección, compañeros, bancos, impuestos. En ese momento se vuelven los mejores defensores del check list de cierre.

¿Y tú? ¿Dispones de check list de cierre? ¿Has intentado implantarlo? ¿Crees que es necesario?

 

El equipo de EFM

 

 

 

Ene
07

Clave 1: el cierre contable mensual

Foto Clave 1

El requisito básico para tener una gestión económica que nos sirva para tomar decisiones es llevar la contabilidad al día. Pero solo con tenerla no conseguimos extraer información. Es imprescindible obtener un cierre contable que nos permita conocer el resultado de nuestra actividad.

Por eso entendemos que la primera clave para tener una gestión económica inteligente es disponer de un cierre contable mensual.

1. ¿Por qué necesitamos un cierre contable mensual?

El cierre contable nos introduce en una metodología que permite conocer mejor la evolución de nuestro negocio. Si te fijas en el ejemplo gráfico, verás fácilmente el resultado y su composición. Al hacerlo cada mes será difícil que una evolución negativa nos coja de sorpresa.

2. ¿Qué es exactamente un cierre contable mensual?

En el proceso de cierre mensual se recogen la totalidad de las operaciones del mes. Las ventas con sus gastos correspondientes, las nóminas, la amortización, la variación de stock. Se realiza un proceso contable que permite tener una idea muy fiable del resultado del periodo. Tanto si tienes un contable en tu empresa o un servicio de contabilidad externalizada, el cierre mensual te asegura que las cosas están al día. El documento básico para analizar el cierre es la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias, como la que puedes ver en el ejemplo.

3. ¿Y qué hago cuando lo tengo?

Lo miras y preguntas. Si no tienes formación económica al principio te costará un poco familiarizarte con los conceptos técnicos, pero si lo revisas cada mes y planteas cuestiones pronto tendrás el conocimiento suficiente para entender las números. Un truco, los profesionales miramos la cuenta de resultados empezando por el final, primero miramos el resultado, si hay beneficio o pérdida. Cuando lo sabemos, subimos y analizamos el comportamiento de las ventas, para ya seguir con los gastos y las desviaciones.

Es muy útil disponer de una cifra para comparar, como puede ser el presupuesto. Si te fijas en el ejemplo, el resultado parece bueno, pero cuando lo comparas con presupuesto observas que es inferior al esperado. ¿Qué ha pasado? Las ventas también son más pequeñas y en cambio los gastos de servicios exteriores  más altos de lo esperado. Ya puedes empezar a analizar el detalle de la cifra de ingresos  y las facturas de terceros para evitar que el resultado siga bajando.  El objetivo es siempre poder tomar decisiones a tiempo gracias a una buena información.

4. Mi empresa es muy pequeña ¿vale la pena?

El cierre mensual es un hábito en todas las medianas y grandes empresas y quizá por eso las pequeñas piensen que no es para ellas. Pero en mi opinión es tan o más necesario. Una pequeña empresa es mucho más frágil, la distancia entre el éxito y el fracaso depende de unas pocas decisiones, contratar una persona más o menos, comprar tal o cual cantidad, es vital controlar muy bien los números para evitar embarcarse en gastos que produzcan pérdidas y acaben afectando a la tesorería. Esto es especialmente importante cuando se experimenta un ciclo de crecimiento, como abrir un nuevo punto de venta o una nueva actividad. Es clave seguir de cerca la evolución

5. ¿Cómo obtengo un cierre contable cada mes?

Lo mejor es instalar un buen check list de cierre para asegurar que toda la documentación llega puntualmente a quien se encargue de la contabilidad y establecer un calendario claro de fechas que marque el ritmo de trabajo. Implantar el hábito de analizarlo y darle la importancia que el corresponde como indicador del negocio hará el resto.

Argelia García

Socia

 

 

 

Dic
15

SMART ACCOUNTING

Smart Accounting - Contabilidad externalizada

 

Hemos llamado Smart Accounting a la línea para pequeñas empresas dirigidas por gente inquieta y exigente, que quiere que sus números le ayuden a tomar buenas decisiones. Un poco cansados de hacer Excel y con ganas de dedicar su tiempo a vender, facturar y mejorar sus resultados.

Como comentábamos al iniciar nuestro blog,  todas las empresas, incluso las micro pueden disfrutar de una gestión económica inteligente que las ayude a crecer y perdurar.

Lo que incluye el servicio básico de Smart Accounting:

  1. –       Preparación de la contabilidad mensual
  2. –       Presentación de impuestos trimestrales (IVA, IRPF) y anuales (resúmenes, Sociedades)
  3. –       Preparación de Cuentas Anuales para las Sociedades Limitadas
  4. –       Entrega de cierre mensual contable
  5. –       Comparado con presupuesto mensual
  6. –       Entrega mensual de listado de cobros y pagos

Ampliable fácilmente con otros servicios:

  •        Contabilidad analítica por puntos de venta, proyectos o centros de coste básicos
  •        Presupuesto de Tesorería
  •        Gestión de nóminas
  •        Visita semanal, quincenal, mensual de nuestro equipo a la empresa.
  •        Contabilidad en inglés y reporting a matriz
  •        Y cualquier otro de los que realizamos habitualmente.

El servicio básico tiene un precio totalmente comparable con el de una asesoría tradicional…pregúntanos sin compromiso info@efinancialm.com

El equipo de EFM

Dic
01

7 Claves para una gestión económica inteligente

 

Las 7 claves de la gestión económica inteligente
A lo largo de los años hemos ido detectando que una gestión económica que sirva para tomar decisiones requiere tener en cuenta 7 pasos o claves básicas:

Hacer un cierre mensual completo nos permitirá mantenernos cerca de la actividad de nuestro negocio y saber realmente cómo van las cosas, no hablaremos de mejor o peor, sino de un 10% más o un 15% menos.  No es un tema difícil, sólo requiere un cierto orden y reservar un tiempo para ver cómo ha ido todo el último mes. Es un hábito en las grandes empresas y muy necesario en las pequeñas, ya que su tamaño las vuelve más frágiles a cualquier evolución negativa.

El presupuesto plasma en números lo que queremos conseguir en un año. Al realizar ese ejercicio y obtener un resultado para el próximo año podemos saber si nuestras expectativas son razonables. Comparar cada mes el presupuesto con la realidad es una forma muy sencilla de saber si estamos yendo cómo queremos o nos hemos desviado

En una empresa o pequeño negocio al dinero no se le puede perder de vista. Por eso es importante mantener una previsión de cobros y pagos que nos permita detectar con tiempo si nos van a faltar recursos para atender nuestros compromisos.

4.Negociación bancaria estratégica
Si tenemos una previsión de tesorería sabremos cuando vamos a necesitar financiación, y eso es básico para dar soporte a una negociación bancaria que mire más allá de una necesidad concreta o una renovación. Es importante mantener una imagen de empresa que nos asegure que siempre tenemos la financiación para nuestros proyectos. Eso nos va a permitir incrementar un pool bancario cuando sea necesario o simplemente mantener sin sobresaltos las lineas de las que ya disponemos. Esta función, típica de dirección financiera es imprescindible que sea cubierta, ya directamente por gerencia, personal interno o un externo.
5.Análisis de costes y márgenes. Rentabilidad

Conocer el beneficio que genera nuestra actividad en detalle, por cliente, producto, servicio, punto de venta, país, es imprescindible para gestionar nuestra empresa. Si nos tomamos en serio los gastos en marketing, es imprescindible dónde interesa dedicar recursos porque sabemos que el retorno es mayor. A veces, simplemente eliminando los productos que tienen un margen negativo incrementamos de forma importante el resultado de la cuenta de explotación.

Para los proyectos emprendedores conocer bien el punto muerto y las etapas para llegar a él, es crítico para la supervivencia de la empresa.

6.Plan de viabilidad por proyecto

Cada vez que tenemos una idea, que pensamos exportar a un nuevo país, abrir un nuevo punto de venta, cambiar de ubicación o cualquier otro cambio que requiera inversión, es muy importante hacer un pequeño plan de viabilidad para evitar que la nueva idea arrastre la actividad principal a problemas que quizá no teníamos. Por eso es importante analizar el proyecto, buscar la forma más rentable de desarrollarlo y la financiación necesaria antes de empezar.

7.Plan estratégico

Formalizar el marco estratégico de nuestro negocio es una buena práctica que nos permite mantenernos en el camino cuando las cosas se complican, también nos ayuda a tomas decisiones, porque tenemos claro hacia dónde nos dirigimos.  Hacer un plan estratégico para una pequeña o mediana empresa tiene mucho sentido y no requiere grandes inversiones, sólo un poco de orden y trabajo en equipo.

En próximos  posts iremos desarrollando cada una de las claves que para nosotros garantizan una gestión económica inteligente que nos ayuda a tomar decisiones.

 

 

 

 

 

 

 

Nov
06

El encaje del IVA de caja

COMO AFECTA EL IVA DE CAJA

Dentro de la ya famosa Ley de apoyo a los emprendedores se incluye la nueva regulación del IVA de caja, que se ha incluido en el Reglamento del IVA.

1. ¿Qué es el criterio de caja?

El criterio de caja significa que la obligación de declarar el IVA e ingresarlo en Hacienda nace cuando se ha cobrado o pagado y no cuando se factura como hasta ahora.

Tengamos en cuenta que es un sistema que opera en los dos sentidos: se declara el repercutido cuando se cobra, y en la misma línea se podrá deducir el IVA de las facturas recibidas sólo cuando se haya pagado.

2.  ¿Quién podrá usar el criterio de caja?

Podrá aplicar el sistema de IVA de caja quién facture menos de 2 millones de Euros (límite impuesto por la normativa comunitaria al sistema de “criterio de caja doble”)

No podrá aplicarlo quién tenga más de 100.000 € de operaciones en efectivo con un mismo sujeto pasivo en un mismo ejercicio.

Se aplicará en todas las operaciones del sujeto pasivo en territorio nacional. Se excluyen por tanto las entregas intracomunitarias.

Deberá elegirse expresamente y renunciarse también expresamente dentro de los plazos legales.

 3. ¿Afecta a todas las empresas?

Sí. Todas las empresas tendrán que fijarse en si sus proveedores envían las facturas con la mención “régimen especial de criterio de caja”. Si es así, deberán cumplir con las obligaciones de registro que marca la legislación.

 4. Obligaciones de registro

Los que hayan optado por el régimen de caja y los que tengan proveedores en ese régimen tendrán que registrar en su contabilidad e incluir en el registro de IVA:

–       Fecha de cobro o pago

–       Importe de cada cobro o pago

–       Detallarlo para cada cobro o pago de una misma factura

–       Incluir el número de cuenta corriente o medio de cobro o pago utilizado

–       Conservar la documentación acreditativa del cobro/pago

5. ¿Será fácil cumplir con las obligaciones de registro?

Estas obligaciones no están previstas en la gran mayoría de software que hay en el mercado. Supone que los que se acogen al sistema de caja deben adaptar sus sistemas informáticos para poder registrar una información que hasta ahora no era relevante,  ya que en nuestro entorno nunca ha sido utilizado de forma contable el criterio de caja.

Si la empresa tiene un proveedor informático que facilita soluciones a las novedades legislativas de forma habitual, normalmente aquellos a los que se paga una cuota de mantenimiento, entonces seguro que está ya trabajando para facilitar una solución que se adapte a las nuevas obligaciones.

Si la empresa tiene un soft a medida, o no está suscrito a mantenimiento, se encontrará con serias dificultades para preparar el registro obligatorio, y también para presentar sus impuestos de forma automática. Tendrá que valorar si le conviene asumir el coste de los cambios informáticos o la mayor carga de trabajo que supondrá a la administración cumplir con la normativa, comparado con el beneficio de diferir el devengo del IVA al momento del cobro.

Aquellos que tienen la contabilidad externalizada tienen mayor probabilidad de poder aplicar fácilmente el criterio, ya que con bastante seguridad el proveedor contará con una solución informática que se actualiza.

 6. ¿Y las obligaciones de los que no han elegido el sistema, pero tienen proveedores que se han acogido?

Bien, estos son los más perjudicados, ya que deberán ajustar sus sistemas informáticos sin tener ningún beneficio. Curiosamente las grandes y medianas empresas disponen de sistemas de solera internacional que muchas veces no se actualizan automáticamente sino que requieren desarrollo (el “parche” local) y por tanto más costes.

El rumor que corre por la red es que las empresas que habitualmente ejercen poder sobre sus proveedores, incluirán dentro de sus criterios que el proveedor no esté sujeto al régimen especial del criterio de caja. Veremos en unos meses que ocurre realmente.

 7. ¿Entonces me acojo o no al criterio de caja?

Hay que valorarlo en función de la relación coste/beneficio. Si se cobra tarde y realmente el efecto del IVA que se adelanta compensa los costes de los cambios informáticos y/o costes administrativos, entonces vale la pena acogerse.

Si hay dudas, entonces lo mejor es esperar un tiempo a ver cómo evoluciona la gestión en la práctica. Es muy probable que el registro de la fecha de cobro y pago se vaya introduciendo en todos los programas informáticos de forma estándar y el uso se generalice, de forma que sea fácil utilizarlo.

Adicionalmente hay un efecto a tener en cuenta de cara a la negociación bancaria. Uno de los documentos que los bancos piden sin excepción para seguir  la evolución de la facturación de la empresa son las declaraciones de IVA. Si se sigue el criterio de caja, el efecto inmediato en la mayoría de los casos es que la facturación que se muestra en los formularios de IVA baja, y eso puede complicar las negociaciones para conseguir financiación.

Argelia Garcia

Socia EFM

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