A principios de 2014, nos contactó uno de nuestros clientes para comentarnos que necesitaría reforzar la sistemática de control del resultado. La empresa disponía de cierre mensual comparado con presupuesto y análisis de desviaciones, pero le era complicado  llegar al objetivo de presupuesto anual.

Le proponemos incluir en el cierre mensual la previsión de resultado anual de forma permanente, lo que conocemos como Forecast.

La técnica del Forecast lo que hace es una estimación del resultado del ejercicio en función de la realidad contable hasta la fecha del último cierre, el presupuesto para los meses que quedan hasta final de ejercicio, más los ajustes procedentes de nuevas informaciones no existentes en el momento de la aprobación del presupuesto.

Muchas organizaciones realizan cálculos sobre cómo puede acabar el año, pero pocas incorporan el Forecast en su cierre mensual de forma práctica, como una columna más de la información de cierre, junto al resultado del mes, el acumulado, el presupuesto y las desviaciones.

Aunque es posible en algunos sistemas introducir el cálculo del Forecast en el ERP de la empresa, la consideración de los ajustes mensuales que se puedan hacer nos lleva en la práctica a utilizar las facilidades de Excel, a partir por supuesto de las descargas de los ficheros de presupuesto y contabilidad real que se incorporan automáticamente al informe, dónde solo se añaden los ajustes que puedan aparecer y que normalmente no presentan una complejidad técnica de carga.

De esta forma la elaboración mensual del Forecast queda prácticamente automatizada y permite en cada cierre analizar las tendencias que conducen al resultado de final de ejercicio.

La previsión puede ser muy diferente del resultado acumulado real. Al cierre de agosto la empresa presentaba amplios beneficios, pero el Forecast anunciaba que de continuar la tendencia actual, el resultado final sería de pérdida, muy lejos del presupuesto. En ese momento el Forecast ya llevaba implantado unos meses y la Dirección Financiera interna de la compañía dominaba completamente el instrumento, por lo que pudo alertar a la Dirección del riesgo existente y comunicarlo de forma gráfica y contundente al Comité de Dirección.

El gráfico muestra la evolución del resultado a cierre de ejercicio según la estimación realizada en los diferentes meses. La linea roja señala el resultado objetivo. En agosto la previsión de cierre era de pérdida importante.

La información al Comité incluía un análisis de las partidas que componían la diferencia entre resultado esperado y previsible, detalle que permite la metodología utilizada de forma inmediata. De esta forma, se propusieron y aprobaron una serie de acciones en las áreas de ventas, evolución de stock de materias primas y producto acabado que una vez ejecutadas permitieron revertir la tendencia que marcaba el Forecast de agosto y finalmente cerrar el ejercicio muy cerca del objetivo de presupuesto.

El beneficio marginal, realmente importante a nivel de organización de la empresa, es que el Comité de Dirección entendió de forma muy práctica para qué servían todos aquellos números que se analizaban cada mes y especialmente su trabajo de preparación del presupuesto, lo que ha generado una fluidez mayor en las tareas de elaboración.

Queremos agradecer a Witte & Solá su autorización para la publicación de este caso  y especialmente la colaboración de su Director General, Javier Solá, siempre dispuesto a escuchar nuevas recomendaciones, y como pieza fundamental la implicación y aportaciones del Responsable de Finanzas, Albert Maymó, que ha sabido hacer suyo el instrumento y comunicar su valor como pieza clave para el crecimiento del negocio.

Argelia García

Socia EFM

Dirección Financiera Externa para una gestión económica inteligente