El requisito básico para tener una gestión económica que nos sirva para tomar decisiones es llevar la contabilidad al día. Pero solo con tenerla no conseguimos extraer información. Es imprescindible obtener un cierre contable que nos permita conocer el resultado de nuestra actividad.

Por eso entendemos que la primera clave para tener una gestión económica inteligente es disponer de un cierre contable mensual.

1. ¿Por qué necesitamos un cierre contable mensual?

El cierre contable nos introduce en una metodología que permite conocer mejor la evolución de nuestro negocio. Si te fijas en el ejemplo gráfico, verás fácilmente el resultado y su composición. Al hacerlo cada mes será difícil que una evolución negativa nos coja de sorpresa.

2. ¿Qué es exactamente un cierre contable mensual?

En el proceso de cierre mensual se recogen la totalidad de las operaciones del mes. Las ventas con sus gastos correspondientes, las nóminas, la amortización, la variación de stock. Se realiza un proceso contable que permite tener una idea muy fiable del resultado del periodo. Tanto si tienes un contable en tu empresa o un servicio de contabilidad externalizada, el cierre mensual te asegura que las cosas están al día. El documento básico para analizar el cierre es la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias, como la que puedes ver en el ejemplo.

3. ¿Y qué hago cuando lo tengo?

Lo miras y preguntas. Si no tienes formación económica al principio te costará un poco familiarizarte con los conceptos técnicos, pero si lo revisas cada mes y planteas cuestiones pronto tendrás el conocimiento suficiente para entender las números. Un truco, los profesionales miramos la cuenta de resultados empezando por el final, primero miramos el resultado, si hay beneficio o pérdida. Cuando lo sabemos, subimos y analizamos el comportamiento de las ventas, para ya seguir con los gastos y las desviaciones.

Es muy útil disponer de una cifra para comparar, como puede ser el presupuesto. Si te fijas en el ejemplo, el resultado parece bueno, pero cuando lo comparas con presupuesto observas que es inferior al esperado. ¿Qué ha pasado? Las ventas también son más pequeñas y en cambio los gastos de servicios exteriores  más altos de lo esperado. Ya puedes empezar a analizar el detalle de la cifra de ingresos  y las facturas de terceros para evitar que el resultado siga bajando.  El objetivo es siempre poder tomar decisiones a tiempo gracias a una buena información.

4. Mi empresa es muy pequeña ¿vale la pena?

El cierre mensual es un hábito en todas las medianas y grandes empresas y quizá por eso las pequeñas piensen que no es para ellas. Pero en mi opinión es tan o más necesario. Una pequeña empresa es mucho más frágil, la distancia entre el éxito y el fracaso depende de unas pocas decisiones, contratar una persona más o menos, comprar tal o cual cantidad, es vital controlar muy bien los números para evitar embarcarse en gastos que produzcan pérdidas y acaben afectando a la tesorería. Esto es especialmente importante cuando se experimenta un ciclo de crecimiento, como abrir un nuevo punto de venta o una nueva actividad. Es clave seguir de cerca la evolución

5. ¿Cómo obtengo un cierre contable cada mes?

Lo mejor es instalar un buen check list de cierre para asegurar que toda la documentación llega puntualmente a quien se encargue de la contabilidad y establecer un calendario claro de fechas que marque el ritmo de trabajo. Implantar el hábito de analizarlo y darle la importancia que el corresponde como indicador del negocio hará el resto.

Argelia García

Socia